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Cómo automatizar el flujo de trabajo en tu organización en 5 pasos

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Automatizar procesos es quizá la manera más sencilla y eficaz de optimizar el funcionamiento de una organización.  

Asimismo, aporta datos e información generada automáticamente para darte una mejor visibilidad de las dinámicas que se desarrollan, haciendo posibles y más sencillas futuras mejoras en los procesos.  

Pero, ¿cómo podemos llevar la agilidad y eficiencia de la automatización a nuestra organización? A continuación, repasamos 5 pasos para automatizar el flujo de trabajo en tu organización.  

La clave está en la repetición: identifica las tareas repetitivas.  

Evaluar es quizá el primer paso antes de emprender cualquier proyecto. En este caso, lo que evaluarás será el flujo de trabajo de las diferentes áreas dentro de tu organización.   

¿Cuál es la mejor forma de lograrlo? Valiéndote de una representación gráfica del flujo de trabajo actual (los diagramas de flujo son ideales).  

A partir de esta representación gráfica, puedes proceder a investigar y recopilar datos sobre el proceso no automatizado.  

De esta manera, podrás encontrar aspectos a mejorar, posibles cuellos de botellas y tareas que pueden optimizarse con la ayuda de la automatización.   

Por último, ten en cuenta los beneficios de la automatización en términos de tiempo e inversión.  

Así, podrás sentar las bases de un caso empresarial sólido que permita presentar el proyecto como algo factible y sustentable.    

Define objetivos: ¿Qué quieres lograr?  

El siguiente paso a tomar una vez hayas identificado el problema es definir cuál es el objetivo principal.  

¿Qué quieres lograr al automatizar el flujo de trabajo de tu organización? 

Para esto, puedes utilizar el actual flujo de trabajo no automatizado como punto de referencia.  

A partir de allí, plantea el objetivo concreto del proyecto y cuál es su verdadero origen.  

¿Qué buscas con la automatización que deseas implementar?  

¿Deseas mejorar el rendimiento organizacional y reducir el tiempo que toma realizar ciertos procesos?  

¿Deseas mejor optimizar los recursos que se utilizan para conseguir que las tareas sean más efectivas?    

Cualquiera que sea tu objetivo, debe ser claro y ajustable a los objetivos organizacionales.   

Selecciona la solución de automatización ideal para ti 

 Ya identificaste aquellas tareas y procesos repetitivos y manuales que puedes automatizar y estableciste los objetivos del proyecto de automatización.   

A partir de aquí, el siguiente paso es escoger el software que te permitirá automatizar las tareas y procesos identificados en la primera etapa.   

Actualmente existen en el mercado muchas soluciones de automatización disponibles para optimizar procesos.   

Marketing, recursos humanos o incluso contabilidad y finanzas son solo algunas de las áreas que puedes automatizar en tu organización.    

Es por esto que tener un objetivo claro te facilitará escoger la herramienta que cumpla con los requerimientos de tu organización.   

Como parte del proceso, pregúntate:   

  • ¿Necesitas que sea la herramienta sea integrable con diferentes soluciones de software?   
  • ¿Cuántas personas utilizarán el software?  
  • ¿Necesitas cumplir con normativas de seguridad de datos como PCI-DSS o HIPAA?  
  • ¿Puedo desplegar una solución en la nube o requiero de un despliegue in situ?   

Una vez evaluadas las soluciones, quédate con la herramienta que cumpla con estos requerimientos y satisfaga tus necesidades de automatización.    

Ya tienes la herramienta de automatización, ahora, entrena a tus empleados.   

No basta que la herramienta elegida sea integrable con otras soluciones de software y personalizable.  

Quizá puede ofrecerte extras como asistentes basados en IA o un servicio de soporte mejor que el de la competencia.   

No obstante, si los usuarios finales de la herramienta no saben cómo sacarles el máximo provecho a sus características, la automatización habrá sido en vano.   

En este sentido, entrenar a los futuros usuarios de la herramienta es fundamental para facilitar su despliegue.  

Con esto, no solo aseguras el éxito del despliegue, sino también el bienestar de tus empleados ante esta nueva variable en sus trabajos.    

Continúa optimizando los procesos.   

Automatizar procesos no solo elimina las tareas repetitivas y manuales, aportándole agilidad a la dinámica laboral.  

Además, te da acceso a un banco de datos sobre el rendimiento de los procesos involucrados en la automatización.   

Esta información del rendimiento sirve para realizar reportes de rendimiento y evaluaciones sobre el desempeño de las áreas o procesos automatizados.  

De esta forma serás capaz de realizar análisis fundamentados en datos que te permitirán tomar decisiones más eficaces sobre posibles mejoras a los procesos.   

En conclusión, no importa el proceso que desees automatizar dentro de tu organización, si no cuentas con un plan bien estructurado y una herramienta a la altura de las expectativas, cualquier esfuerzo será desperdiciado.    

La herramienta que escojas debe brindarte las opciones de personalización, integración y automatización que mejor se adapten a lo que tu organización busca.   

Y, si lo que buscas es darle un giro innovador a la forma de gestionar a tus empleados y los servicios que prestan dentro de la organización, Freshservice es para ti.   

Freshservice es un service desk pensado para agilizar procesos y flujos de trabajo dentro de cualquier organización, apoyándose en el poder de la inteligencia artificial para ofrecerte:  

  • Asistente basado en IA  
  • Gestión de incidentes   
  • Gestión de activos y de lanzamientos  
  • Alto nivel de personalización  
  • Fácil integración con otras herramientas  

¡Todo lo que necesitas para automatizar y agilizar flujos de trabajo y maximizar la eficiencia de tu organización!  

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