Aunque el término flujo de trabajo, está normalmente asociado con el tema empresarial, la verdad es que los workflows forman están por todas partes en nuestra vida cotidiana, no solo en las organizaciones. De hecho, los utilizamos al realizar tareas diarias que son repetitivas, con el fin de ser más productivos, rápidos y eficientes.
Los flujos de trabajo óptimos son una parte esencial de los negocios exitosos. Sin embargo, no todas las organizaciones comprenden la importancia de crear secuencias de procesos sencillas, a la hora de mejorar su productividad. Por el contrario, insisten en continuar manejando flujos pesados y poco prácticos.
Si lo que buscas es dejar atrás estrategias obsoletas y sistemas injustificadamente complejos, te invitamos a que le eches un vistazo a estas recomendaciones para lograr un flujo de trabajo que te lleve a la excelencia. Sigue leyendo y entérate de mucho más.
¿Qué es exactamente un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo, sea donde sea que se ejecute, no es más que una secuencia de etapas que conlleva a la realización de un objetivo específico. Estas etapas comprenden normalmente la definición, ejecución y automatización de los procesos que deben llevarse a cabo para lograr la meta final.
En el ámbito empresarial se trata de una secuencia donde las tareas, información o documentos se distribuyen de un miembro a otro, de acuerdo con un conjunto de reglas de procedimiento.
¿Por qué es tan importante para las empresas?
Las actividades de una empresa pueden dividirse en procesos, los cuales, a su vez, se pueden seccionar en tareas. Estas tareas, desde la más simple a la más compleja, contribuyen a la consecución de los objetivos finales de la empresa. Lo que quiere decir que mientras mejor se gestionen, más exitosos serán los resultados del negocio.
Desafortunadamente, muchas empresas cometen el error de limitar la agilidad de las tareas se realizan al encerrarse en procesos y flujos de trabajo pesados. Como resultado, la organización pierde productividad y eficiencia gracias a sistemas que rápidamente se vuelven obsoletos. Esto es una desventaja enorme si tomamos en cuenta el rápido ritmo de cambio en las expectativas y exigencias de los clientes.
Para evitar perder competitividad, es necesario que las empresas transformen cada vez más sus procesos de negocio para alcanzar la excelencia, es aquí donde la optimización del flujo de trabajo juega un rol esencial.
Un flujo de trabajo bien establecido, permite a las organizaciones crear e implementar rápidamente estrategias personalizadas para satisfacer sus necesidades específicas. Lo que se traduce en un acceso más sencillo a la información, obtención de resultados cuantificables e incremento de la competitividad.
Entre las ventajas específicas que ofrece un buen flujo de trabajo tenemos:
Ahorro de tiempo
Al optimizar el workflow, se simplifican los procedimientos y se reduce el tiempo invertido en estas largas y tediosas tareas. Gracias a procesos fiables y consistentes, los miembros de la empresa pueden distribuir mejor el uso de su tiempo, para concentrarse en tareas que necesiten de mayor atención o creatividad.
Disminución de cuellos de botella
La creación de un buen workflow exige la estandarización de procesos bajo las mejores prácticas del mercado. A través de esto, los miembros de la empresa tendrán la capacidad de procesar simultáneamente sus propias tareas, lo que va a acelerar la toma de decisiones y a aumentar la productividad.
Mejor gestión de la información
Con un sistema de flujo de trabajo óptimo, es posible acceder a un historial de todos los cambios realizados por los usuarios y realizar un seguimiento de cada decisión tomada. Esto permitirá una mejor gestión de la información manteniendo un nivel de seguridad alto.
¿Cómo lograr un flujo de trabajo más óptimo dentro de la empresa?
#1 Analiza cómo se llevan a cabo los procesos en tu empresa
¿Cómo se ejecutan las solicitudes dentro de tu empresa? ¿Cuáles son los canales de comunicación que se utiliza? ¿Cuánto tardan esas solicitudes en ser procesadas? ¿Qué tanto tiempo le toma a tu equipo adaptarse al cambio? ¿Tu equipo tiene tiempo de innovar, o solo de cumplir tareas repetitivas?
Parece un poco tedioso tener que analizar el flujo de trabajo actual de la organización, pero sin duda es uno de los pasos más importantes para identificar los puntos de dolor y establecer estrategias más efectivas.
#2 Estandariza
Existen diversos marcos de referencia y estándares internacionales enfocados en ayudar a las empresas a obtener mejores resultados. ITIL, COBIT, ISO, adapta el que más te convenga a las necesidades de tu negocio y úsalos para lograr procesos basados en las mejores prácticas del mercado.
#3 Automatiza todo lo que puedas
La ejecución de tareas repetitivas por parte de los miembros de la empresa les quita tiempo y no les permite desarrollar su potencial al máximo. Para evitar que esto suceda, lo ideal es que utilices herramientas tecnológicas de calidad que permitan la automatización de procesos, y a su vez te brinden un acceso fácil a información vital del negocio.
Una excelente opción en este caso la puedes encontrar en ServiceNow, quienes cuentan con una de las mejores herramientas para la Gestión de Servicios de TI del mercado.
Estos son solo algunos de los pasos que puedes seguir para lograr un flujo de trabajo más óptimo. Si quieres más consejos o buscas asesoría profesional en soluciones de software, no dudes en contactarnos.
En GB Advisors te damos las herramientas que buscas y toda la ayuda necesaria para que les saques el máximo provecho. Confía en nosotros y comienza a ver tu negocio crecer.
