Gestión del cambio: Factores clave que necesitas conocer

 


 

¿Te ha pasado alguna de las siguientes situaciones? Implementaste una nueva herramienta para automatizar la creación de facturas y te diste cuenta de que en el departamento de administración prefieren seguir creándolas de forma manual.

 

Gestión del Cambio

Adquiriste una excelente aplicación de colaboración y aun así los empleados continúan gritándose de oficina a oficina cuando quieren comunicarse. 

 

Descubriste unos estándares que pueden ayudarte a mejorar el flujo de trabajo en tu empresa, pero tú mismo tienes problemas para renovar la forma en como vienes haciendo las cosas. ¿Te identificas? No te preocupes, es más normal de lo que piensas.

 

El cambio es algo que debemos enfrentar constantemente todos los seres humanos. Sin embargo, a pesar de ser algo tan común en nuestras vidas, el proceso de aceptar y adaptarnos al cambio puede muchas veces representar un desafío para algunos de nosotros, incluso si sabemos que esta transformación nos va a traer beneficios. 

 

En entorno de las empresas no es diferente. Mantener la competitividad implica tener la capacidad de renovarse y evolucionar según las exigencias del mercado y sobre todo de los clientes. No obstante, las reformas que se hacen en pro del desarrollo, no siempre son bien recibidas por todos los miembros de la empresa. 

 

Como resultado de esta renuencia a lo nuevo, muchas veces el proceso de evolucionar puede verse obstaculizado. Por suerte, para evitar que esto suceda, existe la Gestión del Cambio. 

Gestionar bien el cambio es indispensable a la hora de llevar a cabo cualquier proyecto. ¿Quieres conocer algunos factores clave para acompañar la transformación en tu empresa? ¿Te interesa saber más sobre la Gestión de Cambio como proceso de ITIL? Sigue leyendo y descubre más. 

 

¿En qué consiste la Gestión del Cambio? 

 

La Gestión del Cambio es un proceso enfocado en simplificar la aceptación de los cambios que pueden traer consigo algunas situaciones en la empresa como, la ejecución de un nuevo proyecto, la implementación de nuevas estrategias o las transformaciones organizativas. 

 

 

 

El objetivo es lograr que los colaboradores de la organización puedan adaptarse a estas transformaciones sin ninguna dificultad. Cuanto más eficiente sea el proceso, más fácil será para todos los equipos aceptar el nuevo proyecto.

 

 

 

Etapas de la Gestión del Cambio 

 

Existen diferentes formas de aproximarse a una Gestión del Cambio. Sin embargo, por su simplicidad y practicidad, hemos decidido mostrarte un modelo desarrollado por el investigador Kurt Lewin. Quien utilizó la metáfora de un bloque de hielo para dividir este proceso en tres etapas: 

Descongelar

 

Es el primer paso hacia la preparación para los cambios. Su objetivo es recopilar y brindar a los actores involucrados toda la información necesaria para crear un sentido de urgencia y exponer los beneficios de la transformación. Para esto debes: 

 

  • Analizar los factores de cambio.

  • Encontrar un buen método de comunicación. 

  • Examinar las diferentes fuerzas involucradas.

  • Evaluar los riesgos.

  • Priorizar los cambios.

  • Crear un plan basado en prácticas estandarizadas. 

El Cambio

 

Esta es la fase de ejecución del cambio. Ya en esta etapa los miembros de la empresa deberían estar listos para ser parte y colaborar en la transición.  En esta etapa es necesario que: 

 

  • Registres los cambios. 

  • Documentes todo el proceso. 

  • Comiences a evaluar si el cambio se llevó a cabo con éxito y si cumple con los objetivos. 

Recongelar

 

Aquí debes consolidar la aceptación del cambio. Para esto debes: 

 

  • Medir continuamente los resultados del cambio. 

  • Consultar a los actores involucrados acerca de su experiencia con la transformación.

  • Promover una cultura empresarial que normalice la nueva situación. 

 

Algunas claves para una Gestión del Cambio exitosa

 

#1 Incluye a todos los empleados posibles 

 

 

Para crear una cultura del cambio que sea exitosa, todo los miembros de la empresa deben sentirse incluidos. Es por eso que te recomendamos que los invites no solo a escuchar lo que tengas que decir acerca de esta transformación sino también a dar sugerencias y ofrecer soluciones. 

 

 

Es vital que les muestres la urgencia del cambio y las ventajas que traerá para todos. De esta manera estarás sentando bases sólidas para una gestión exitosa. 

 

#2 Crea un equipo de Gestión del Cambio 

 

Establece un equipo de profesionales con un gerente de proyecto como líder, que se encarguen de ejecutar y hacer seguimiento a todas las etapas del proceso de forma minuciosa. Esto te permitirá ganar velocidad y eficiencia en la ejecución. 

 

#3 Establece plazos razonables

 

Si planeas hacer cambios bastante profundos no puedes esperar que los colaboradores de tu empresa se adapten de forma inmediata. Ofréceles un plazo prudente para que se preparen y de ser necesario, capacítalos para que adquieran las habilidades que se requieren para afrontar la transformación.

 

Eso sí, sé organizado. Establece plazos fijos desde el inicio hasta el final del proyecto e intenta apegarte al máximo a ellos. Esto le dará mayor seriedad y credibilidad a la Gestión de Cambios. 

 

La Gestión del Cambio como proceso de ITIL

 

El marco de referencia ITIL también toma en consideración el cambio y sus posibles consecuencias dentro del entorno de TI. 

 

Este estándar define un cambio como la transición de un estado estable hacia otro estado estable. Estos cambios normalmente se realizan para corregir errores de infraestructura a medida que se producen. 

 

 

 

En este contexto, el objetivo de la Gestión del Cambio es controlar el ciclo de vida de todos los cambios para llevar a cabo transformaciones que beneficien al negocio con una interrupción mínima de los servicios de TI. 

 

 

 

La idea de la Gestión de Cambios es minimizar los riesgos e impactos de las modificaciones y demostrar que el entorno de TI, puede satisfacer las necesidades de crecimiento de la empresa.

 

Aunque en el entorno de TI el proceso de Gestión de Cambios tiene una aproximación diferente a la definición que establecimos anteriormente. Las etapas y factores clave son perfectamente aplicables también para un proyecto de TI. 

 

Lo mejor, es que no tienes que complicarte demasiado a la hora de hacer tu planificación. El marco de referencia ITIL describe etapas y buenas prácticas de forma muy precisa. 

 

Además existen herramientas como Freshservice, las cuales están basadas en este estándar y tienen el objetivo de facilitarte el trabajo. 

 

¿Qué esperas? Crece tanto como lo desees con ayuda de las estrategias y soluciones correctas. Contáctanos ya y recibe toda la asesoría que necesitas para llevar a cabo tus proyectos con éxito.

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