De la incorporación a la baja: Automatiza el ciclo de vida de tus empleados con Freshservice

En el acelerado entorno de trabajo digital de hoy en día, la experiencia de los empleados está estrechamente relacionada con unos servicios de TI impecables. Los equipos de recursos humanos y los departamentos de TI colaboran cada vez más para garantizar que todas las etapas del ciclo de vida de los empleados sean eficientes, seguras y atractivas. Los procesos manuales basados en hojas de cálculo pertenecen al pasado, ya que las organizaciones optan por la automatización inteligente para gestionar los eventos rutinarios.

Freshservice, una plataforma líder de ITSM, está a la vanguardia de esta transformación. Gracias a sus sólidas capacidades de automatización y a su impecable marco de integración, Freshservice permite gestionar la incorporación, los cambios de rol y la baja de los empleados con el mínimo esfuerzo, menos errores y una mayor seguridad. Este artículo explora ejemplos prácticos de cómo automatizar los eventos del ciclo de vida con Freshservice, cómo los recursos humanos y el departamento de TI pueden impulsar la colaboración mediante la automatización y consejos prácticos para una implementación exitosa.

Ya sea que desees mejorar los procesos de incorporación de empleados de ITSM, automatizar las tareas recurrentes de integración de recursos humanos y TI o agilizar la baja de empleados de TI, esta guía proporciona la información y las recomendaciones que necesita.

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¿Por qué automatizar la gestión del ciclo de vida de los empleados con Freshservice?

El ciclo de vida de los empleados es una serie de procesos críticos y repetibles que afectan a la productividad, la seguridad y la satisfacción de los empleados. Cuando se administran manualmente, estos procesos requieren mucho tiempo, son propensos a errores y su escalabilidad es lenta. Automatizarlos dentro de Freshservice ofrece beneficios clave:

• Reducción de la carga de trabajo manual: La automatización elimina el trabajo repetitivo tanto para el personal de TI como para el de RRHH, lo que les permite dedicarse a tareas de mayor valor.

• Incorporación y desincorporación más rápidas: Los empleados son productivos desde el primer día y los procesos de salida son seguros y rápidos.

• Cumplimiento constante: Los flujos de trabajo automatizados garantizan procesos estandarizados y respaldan las políticas de seguridad y cumplimiento de la organización.

• Colaboración mejorada entre recursos humanos y TI: La integración y los flujos de trabajo interdepartamentales permiten transferencias más fluidas y una mejor comunicación entre RRHH y TI.

• Mejora de la experiencia de los empleados: La automatización reduce los retrasos y los errores, lo que se traduce en puntuaciones más altas de satisfacción de los empleados.

Al aprovechar la automatización de Freshservice, las organizaciones pueden revolucionar la forma en que administran los procesos principales de ITSM, garantizando que cada punto de contacto de los empleados, desde la incorporación hasta la desincorporación, esté optimizado para garantizar la eficiencia y la seguridad.

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Eventos clave del ciclo de vida de los empleados que deben automatizarse en Freshservice

No todos los pasos del ciclo de vida de los empleados se crean de la misma manera. Algunos son perfectamente adecuados para la automatización de la ITSM. Aquí te compartimos un análisis más detallado de los eventos del ciclo de vida más comunes que puedes automatizar en Freshservice:

• Incorporación: Incorporar a los nuevos empleados al espacio de trabajo digital, aprovisionar el equipo y el acceso necesarios.

• Cambios de rol: Administrar las promociones, las transferencias y los cambios de equipo, lo que a menudo requiere actualizaciones de los permisos, el hardware o el software.

• Despidos: Eliminar el acceso de forma segura, recuperar los activos y seguir los protocolos de seguridad cuando los empleados se van.

Analicemos cada una de ellas en detalle, con ejemplos de cómo implementar una automatización eficaz de Freshservice para cada escenario.

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Automatizar la incorporación de empleados con Freshservice

El ingreso de nuevos empleados es un momento crucial: no solo se trata de dar una buena primera impresión, sino también de garantizar la preparación operativa y de ciberseguridad.

La incorporación manual tradicional (enviar correos electrónicos, administrar hojas de cálculo y actualizar directorios) se vuelve rápidamente ineficaz a medida que las organizaciones crecen.

Freshservice permite a los equipos de recursos humanos y TI automatizar la incorporación, minimizar las demoras y ofrecer una experiencia uniforme.

Creación de un flujo de trabajo de incorporación automatizado de Freshservice

• Activador: Comienza con un evento, como recibir una notificación de nueva contratación de Recursos Humanos o del HRIS (Sistema de Información de Recursos Humanos).

• Creación de entradas: Freshservice puede generar automáticamente un ticket de solicitud de servicio, adaptado al departamento o rol del nuevo empleado.

• Asignación de tareas: El flujo de trabajo automatizado asigna las tareas de incorporación (asignación de portátiles, configuración de cuentas de correo electrónico, licencias de software, acceso con credenciales) a los miembros o grupos pertinentes del equipo de TI.

• Gestión de activos: Freshservice hace un seguimiento de los equipos que se asignan al nuevo empleado, lo que contribuye a una gestión eficiente del inventario.

• Notificaciones automatizadas: Las notificaciones mantienen informados a RRHH, a los gerentes de contratación y al departamento de TI sobre el progreso de la incorporación. El nuevo empleado también recibe actualizaciones puntuales.

• Integración: Conecta Freshservice con tu HRIS (como BambooHR, Workday o SAP SuccessFactors) para activar y completar los flujos de trabajo de incorporación en función de los datos de RRHH.

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Ejemplo práctico: configuración de empleados nuevos

Un flujo de trabajo automatizado de Freshservice detecta el envío de un formulario de "nueva contratación" en el sistema de recursos humanos. Se crea un ticket y las tareas de incorporación se asignan automáticamente:

• A medida que se completan las tareas, el sistema se actualiza automáticamente y envía notificaciones al nuevo empleado y a los gerentes pertinentes.

• El empleado es productivo desde el primer día y nada pasa desapercibido.

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Ventajas de la incorporación automatizada con Freshservice

• Reduce la carga de trabajo de TI y el tiempo del ciclo de incorporación.

• Garantiza el cumplimiento de las políticas de seguridad y TI de la empresa.

• Elimina los errores manuales y los pasos olvidados.

• Ofrece una experiencia de ITSM moderna para la incorporación de empleados.

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Automatizar los cambios de rol y los traslados de departamento

Los ascensos, transferencias o cambios de equipo de los empleados suelen requerir que el departamento de TI actualice los derechos de acceso, las licencias de software y, a veces, las asignaciones de hardware.

La administración manual de estos cambios no solo es ineficaz, sino que también puede generar brechas de seguridad (por ejemplo, permisos excesivos o accesos desactualizados).

Cómo gestiona Freshservice Automation los cambios de funciones

• Mayor transparencia: Utiliza las integraciones con la plataforma de gestión de identidad o recursos humanos para detectar un cambio en el estado, el cargo o el departamento de los empleados.

• Entradas dinámicas: Crea automáticamente tickets para las actualizaciones necesarias (acceso, software, permisos) en función del nuevo rol o equipo.

• Desaprovisionamiento automático: Elimina los derechos de acceso que ya no sean aplicables. Por ejemplo: puedes eliminar las herramientas financieras después de pasar de la contabilidad a la de marketing.

• Provisión automática: Asigna las nuevas herramientas, unidades o recursos necesarios para el nuevo rol.

• Gestión de activos: Realiza un seguimiento de los movimientos o actualizaciones del hardware y manten un registro de inventario sujetos a auditorías.

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Ejemplo: flujo de automatización de transferencias internas

• El HRIS indica un cambio de departamento para un empleado mediante la integración.

• El flujo de trabajo de Freshservice activa un ticket para ajustar el acceso al software.
  

• El departamento de TI recibe automáticamente una notificación sobre cualquier necesidad de hardware, lo que facilita el intercambio de portátiles o las actualizaciones de software según sea necesario.

• Todos los cambios se registran con fines de auditoría y cumplimiento.

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Resultados clave de la automatización de los cambios de rol

• Seguridad preventiva mediante la revocación de permisos innecesarios.

• Respuesta más rápida a los cambios empresariales y a las mudanzas de empleados.

• Seguimiento centralizado de las modificaciones para las auditorías.

• Mayor integración de RRHH y TI y mejor comunicación entre departamentos.

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Automatización de la baja de empleados de TI para garantizar la seguridad y el cumplimiento

La desvinculación es uno de los procesos de TI más importantes, pero que a menudo se pasa por alto. Una desvinculación ineficaz puede dejar a tu organización expuesta a riesgos de seguridad, filtraciones de datos y fallos de cumplimiento.

La automatización de la baja de los empleados en Freshservice garantiza que se tomen todas las medidas necesarias sin tener que depender de que el ajetreado personal de TI recuerde o acelere el proceso.

Diseño de un flujo de trabajo de baja automatizado en Freshservice

• Activador: Los gerentes de recursos humanos o de personal envían una notificación de renuncia, finalización de contrato o rescisión (ya sea en Freshservice o mediante la integración con HRIS).

• Tickets generados automáticamente: Freshservice crea una lista completa de verificación para la baja laboral adaptada a la función, los sistemas y el uso del hardware del empleado.

• Las acciones clave de incorporación se asignan automáticamente a los equipos de TI, RRHH, instalaciones y seguridad.
  

• Notificaciones y escalaciones: Las alertas automatizadas se envían si las tareas están atrasadas, lo que garantiza que no se pierda nada.

• Registros de auditoría: Freshservice registra cada paso para las auditorías normativas y de seguridad.

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Ejemplo: Automatización perfecta de la subcontratación

• El departamento de recursos humanos inicia un flujo de trabajo de baja al despedir a un empleado del sistema principal de recursos humanos.

• Freshservice desencadena acciones, garantizando el cumplimiento total, la mitigación de riesgos y la eficiencia de las operaciones de personal.

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¿Por qué automatizar la baja de empleados

• Seguridad: El cierre inmediato del acceso mitiga el riesgo de robo o sabotaje de datos.

• Cumplimiento: Garantiza el cumplimiento de los requisitos reglamentarios (como el RGPD, la HIPAA y el SOC 2) para la retención y destrucción de los datos de los empleados.

• Eficiencia: Reduce la carga manual y los gastos administrativos.

• Responsabilidad: Crea un proceso transparente y auditable para cada evento de salida.

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Integración de Freshservice con sistemas de recursos humanos y proveedores de identidad

Para garantizar una verdadera gestión de la fuerza laboral "sin intervención", las organizaciones deben conectar su plataforma de ITSM con las herramientas de gestión de recursos humanos, identidades y accesos.

Casos de uso de integración comunes

• Integración con HRIS: Creación automática de tickets y actualizaciones en función de las nuevas contrataciones, los cambios de rol o las salidas introducidas en sistemas de RRHH como Workday, BambooHR o SAP SuccessFactors.

• Administración de acceso a la identidad (IAM): Sincroniza cuentas, grupos y permisos con plataformas como Azure Active Directory, Okta o Google Workspace para un aprovisionamiento y desaprovisionamiento automáticos.

• Servicios de directorio: Conéctate a directorios LDAP o en la nube para garantizar un control de acceso actualizado.

• Herramientas de colaboración: Añade o elimina empleados automáticamente de los equipos, canales y aplicaciones de comunicación (Slack, Teams, Zoom).

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Consejos técnicos para una integración exitosa de TI en RRHH

• Aprovecha la biblioteca de integración de Freshservice o la API/Power Automate para realizar conexiones personalizadas.

• Asegúrate de que la asignación de datos sea precisa: los campos como la identificación del empleado, el correo electrónico, el departamento y el rol deben coincidir entre las plataformas.

• El equipo de RRHH debe impulsar los cambios, mientras que el departamento de TI ejecuta el aprovisionamiento en función de las reglas de automatización.

• Prueba todos los flujos de trabajo con grupos piloto antes de escalar.

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Ventajas de una estrecha integración de TI en RRHH

• Los flujos de trabajo automatizados de Freshservice responden al instante a los eventos legítimos de RRHH, sin necesidad de crear tickets manualmente.

• Auditoría de ciclo cerrado de todas las tareas del ciclo de vida comparándolas con los datos de RRHH.

• Una gobernanza mucho más sólida y en tiempo real sobre los controles de acceso y el cumplimiento.

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Medición del éxito: KPIs para la gestión automatizada del ciclo de vida de los empleados

¿Cómo sabes si tus esfuerzos de automatización de Freshservice generan valor? Al hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) correctos, puedes supervisar tanto la eficiencia operativa como la seguridad:

• Duración del ciclo de incorporación: Mide el tiempo transcurrido desde la activación de la nueva contratación hasta el pleno acceso y la preparación.

• SLA de finalización de tareas: Supervisa la rapidez con la que se producen los cambios en el aprovisionamiento, la baja o el acceso en relación con los SLAs de tu empresa.

• Tasa de intervención manual: Realiza un seguimiento de cuántos flujos de trabajo del ciclo de vida requieren un esfuerzo de TI manual en lugar de una automatización completa.

• Reducción de incidentes de seguridad: Compara las tasas de acceso o las brechas de datos previas y posteriores a la automatización relacionadas con la mala administración del ciclo de vida de los empleados.

• Comentarios sobre la colaboración entre recursos humanos y TI: Realiza un encuesta para conocer las mejoras percibidas y las oportunidades de mejora desde que adoptaron los procesos automatizados de ITSM.

La revisión frecuente de estas métricas garantiza que la automatización de Freshservice siga alineándose con los objetivos empresariales y los estándares de cumplimiento.

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Mejores prácticas para automatizar los procesos de ITSM en Freshservice

Para maximizar el ROI y la adopción de la automatización del ciclo de vida de los empleados, te recomendamos seguir estos consejos:

• Registra los procesos del estado actual: Documenta los pasos de incorporación, cambio de rol y desincorporación antes de la automatización, asegurándose de no automatizar las ineficiencias.

• Involucra a las partes interesadas: Incluye a los líderes de recursos humanos, TI, Seguridad y Negocios para definir los requisitos, las excepciones y los puntos de contacto de comunicación.

• Comienza de forma sencilla y escala rápidamente: Pon a prueba la automatización en casos comunes (por ejemplo, la incorporación exclusiva de TI) antes de cubrir los casos extremos.

• Enfócate en la integración: La integración temprana de TI y RRHH te ayudará a lograr una verdadera automatización sin intervención y una mejor integridad de los datos.

• Supervisa y ajusta de forma continua: Utiliza los comentarios, las métricas y las auditorías para mejorar la automatización y cerrar las brechas en los procesos.

• Mantén una documentación clara para cada flujo de trabajo automatizado. Esto es fundamental para lograr un buen cumplimiento y capacitación.

• Aprovecha los artículos de la base de conocimientos de Freshservice para consultar las preguntas frecuentes sobre el autoservicio y la incorporación de nuevas partes interesadas.

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¿Cuál será la próxima fase de la automatización del ciclo de vida de los empleados?

A medida que las organizaciones vayan madurando en sus operaciones digitales, la automatización del ciclo de vida de los empleados en Freshservice (y en ITSM en general) evolucionará con tecnologías como:

• Recomendaciones impulsadas por la IA: Utilizar el aprendizaje automático para refinar los flujos de trabajo, predecir los recursos necesarios y personalizar las experiencias de incorporación.

• Portales de incorporación de autoservicio: Permitir a los empleados hacer un seguimiento de su progreso de incorporación, cargar documentación y completar la formación a través de portales integrados.

• Desconexión sin intervención: Permite el acceso, el desaprovisionamiento, la recopilación de activos y el registro de datos totalmente automatizados con un solo clic desencadenados por eventos de RRHH.

• Analítica avanzada: Surgen tendencias en cuanto a los retrasos en la incorporación, los riesgos de la baja y las brechas de cumplimiento.

Las organizaciones que inviertan ahora en una sólida automatización de Freshservice estarán mejor posicionadas para adoptar estas capacidades futuras sin problemas y obtener una ventaja competitiva en la gestión de la experiencia de los empleados.

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Da el salto con la gestión automatizada del ciclo de vida de los empleados en Freshservice

La automatización de la incorporación, los cambios de funciones y la baja de los empleados en Freshservice aporta beneficios transformadores: reducción de la carga de trabajo manual, sólida integración de TI en RRHH, cumplimiento estricto y una experiencia de los empleados enormemente mejorada.

Al poner estos eventos repetibles del ciclo de vida en piloto automático, tu organización permite a las personas ser productivas desde el primer día y garantiza salidas sin riesgos en cada punto de transición.

Comienza por mapear tus procesos actuales, involucra a las partes interesadas e integra Freshservice con los sistemas principales de RRHH e IAM. Aprovecha las funciones de automatización integradas de Freshservice para optimizar los flujos de trabajo y no dejes de analizar constantemente los KPI y los comentarios de todos los equipos.

¿Estás listo para transformar el ciclo de vida de tus empleados con Freshservice? Contáctanos y descubre hoy una nueva forma de automatizar los procesos de ITSM y RRHH.