Consorcio Industrial de las Américas: Hacia una gestión centralizada con monday.com
Explora cómo COINLA logró centralizar sus procesos clave, mejorando la trazabilidad, la visibilidad y la coordinación entre los equipos en sus operaciones diarias.
Explora cómo COINLA logró centralizar sus procesos clave, mejorando la trazabilidad, la visibilidad y la coordinación entre los equipos en sus operaciones diarias.
El Consorcio Industrial de las Américas (COINLA) actúa como un aliado estratégico para aquellas empresas que buscan expandir sus operaciones desde Panamá hacia el mundo.
Aprovechando las ventajas del régimen de Zonas Francas, ofrece infraestructura de alto nivel y servicios de valor agregado que impulsan la competitividad de las compañías que se instalan en el parque industrial, logístico y de servicios Panapark Free Zone.
Entre sus servicios destacan: construcción, comercialización y operación de Panapark, a través de la venta y alquiler de naves industriales para desarrollo de actividades logísticas, de manufactura, producción, ensamblaje, servicios generales, etc.
Su misión es facilitar que las empresas internacionales establezcan y desarrollen operaciones eficientes, sostenibles y con proyección global.
COINLA enfrentaba una situación común en el sector de la construcción: procesos definidos y responsabilidades claras, pero con herramientas, sistemas y plataformas aislados o desconectados entre sí, que dificultaban la visibilidad de algunos procesos. La situación inicial era la siguiente:
- Los trámites legales de los proyectos requerían de una herramienta para asegurar trazabilidad y control.
- El seguimiento de proyectos se realizaba en plantillas desarrolladas en Excel y Project de forma separadas y no estandarizadas.
- Desde el ERP de la empresa se registraban y controlaban de forma independiente los costos de facturación.
- Los avances de producción en campo se registraban en formularios físicos que luego eran digitados en las herramientas de seguimiento en Excel.
- La reportería y control de indicadores de Proyectos se llevaban desde otra herramienta de reporte en Excel.
Esta dispersión generaba duplicidad de esfuerzos, errores manuales y retrasos en la toma de decisiones estratégicas en tiempo real debido a la descentralización de la información.
Por otro lado, la falta de trazabilidad y control sobre los trámites legales para cumplir con los proyectos constructivos, administrativos y comerciales motivó a la empresa a iniciar su transformación digital desde estas dolencias.
El equipo de COINLA buscaba una plataforma o herramienta que les permitiera:
- Tener trazabilidad y controlar los trámites legales de la compañía.
- Centralizar la gestión de proyectos para eliminar múltiples plantillas y unificar todos los proyectos en una misma herramienta.
- Automatizar el registro de tareas diarias, la generación de reportes y notificaciones de forma automática y garantizar la toma de decisiones estratégicas inmediatas.
- Escalar la solución con el crecimiento de la empresa y su mejora continua.
- Integrarse con los sistemas existentes (como su ERP) para garantizar precisión en la información financiera.
- Digitalizar los formularios físicos para evitar manualidades y aprovechar las oportunidades de automatización e inteligencia artificial para eficientizar la operación.
- Incorporar en una misma plataforma a todos los responsables operativos en los procesos constructivos y de trámites legales.
De la mano de GB Advisors, COINLA implementó monday.com como su plataforma central para la gestión de proyectos y de trámites legales, reemplazando procesos manuales por un entorno digital, visual y colaborativo.
El proyecto incluyó:
- Adaptación personalizada de la herramienta a los flujos internos de trabajo.
- Automatizaciones inteligentes, desarrollados a través de integraciones con Make y otros aplicativos, para optimizar tareas repetitivas y consolidar información digitada.
- Digitalización de formularios que antes se llenaban en papel, permitiendo que los datos capturados en obra se reflejaran automáticamente en tableros de actividades diarias.
- Generación de reportería automática con dashboards operativos para toma de decisiones estratégicas inmediatas.
- Capacitación y acompañamiento continuo del equipo de GB Advisors para asegurar la adopción efectiva por parte del personal.
- Centralización: la información de producción, costos y tiempos de proyectos y trámites en una misma plataforma.
- Eliminación de procesos manuales: formularios físicos sustituidos por digitales, automatizaciones inteligentes y notificaciones a partir de acciones e hitos.
- Mayor trazabilidad: visibilidad en tiempo real del estado de la planificación versus su ejecución.
- Reportería automática: métricas y KPIs actualizados al instante y notificados a encargados.
- Colaboración más efectiva: los equipos trabajan en un mismo entorno por medio de tableros integrados.
- Escalabilidad garantizada: la solución crece con la operación sin necesidad de reemplazar sistemas, con la posibilidad de integrar más funcionalidades.
"monday.com nos permite trabajar colaborativamente, automatizar flujos repetitivos, tener trazabilidad en tiempo real e integrar otros sistemas. Eso es lo que la hace ventajosa frente a otras soluciones."
Erick Diaz
Coordinador de Gestión de Procesos en COINLA
COINLA destacó la importancia del acompañamiento especializado de GB Advisors durante todo el proceso de transformación.
El Software Implementation Project (SIP) fue clave para estructurar el trabajo en fases (definición, desarrollo, pruebas y postproducción), alineadas al ritmo y cultura de la empresa.
El Solution Services Insurance - Advanced (SSI Advanced) ha permitido mantener la continuidad operativa, resolver desafíos técnicos y adaptar la herramienta conforme evolucionan los procesos.
"GB Advisors marca la diferencia porque siempre tiene apertura: si algo no se puede hacer de una manera, busca la forma de lograrlo por otra ruta. Mientras otros proveedores se han detenido en el ‘no se puede’, creo que GB Advisors entiende el objetivo y se esfuerza en encontrar la solución.”
Erick Diaz
Coordinador de Gestión de Procesos en COINLA
COINLA planea ampliar el uso de monday.com a nuevas áreas durante el próximo año, consolidando su visión de una operación 100% digital.
Las próximas fases incluyen:
- Calidad y control de obras: tableros para seguimiento de inspecciones, cumplimiento normativo y reportes de garantía.
- Gestión de garantías y postventa: trazabilidad de solicitudes y control de tiempos de respuesta.
- Cobranza: automatización con el ERP para mejorar tiempos y control sobre la gestión de cobros.
- Integración de contratistas externos: integración de cuentas de avance reportadas por externos dentro del entorno de trabajo colaborativo.
- Expansión de dashboards operativos alineados a evaluaciones de desempeño en tiempo real.
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