¿Qué es exactamente el Dark Data y cómo gestionarlo correctamente?
En un mundo hiperconectado, la gestión de datos es una tarea cada vez más sólida y compleja. Según los informes, para el año 2020, cada usuario generará 1,7 MB de información por segundo.
Aunque este número parece una mina de oro para los departamentos de tecnología, las empresas utilizarán de forma activa menos de la mitad de estos datos. El resto de la información pasará a formar parte de una categoría denominada «datos oscuros», una nube de información inexplorada de la que nadie podrá deshacerse.
Sin embargo, los estudios muestran que los datos oscuros son un recurso clave para mejorar la operatividad de la empresa. En este artículo, explicamos qué son los datos oscuros y cómo usarlos de manera eficiente.
Los Dark Data, las huellas de nuestra actividad digital
Todas las empresas acumulan Dark Data en sus sistemas. Podemos definirlos como activos no estructurados producidos por las tareas repetitivas de los gerentes, empleados, clientes y socios. Este contenido suele ser difícil de analizar, ya sea por la ausencia de categorías que los ordenen, por su poca relevancia para la actividad económica de la empresa o por el tipo de carpetas en las que están alojados.
De esta forma, en cualquier almacén de datos, podemos encontrar una enorme cantidad de información oscura como:
- Archivos de registro
- Información de antiguos empleados
- Datos de la encuesta no utilizados
- Vídeos, imágenes y notas de voz
- Estados financieros
- Información de cuentas digitales y residuos de correo electrónico
- Historias de actividad
- Otros
Por otro lado, una mala interpretación de los datos también puede promover la acumulación de «materia oscura» en los sistemas. Al mismo tiempo, esta mala praxis implica la pérdida de estadísticas útiles para el desarrollo de las organizaciones o de información clave para la resolución de problemas informáticos.
En cualquier caso, los datos oscuros deben permanecer en los sistemas. Eliminar cualquier información residual puede implicar la apertura de nuevas vulnerabilidades, problemas legales y riesgos de incumplimiento.
La utilidad de los datos oscuros
Aunque los datos oscuros se utilizan a menudo como una simple copia de seguridad para las actividades digitales, sus beneficios son mucho más amplios. Todo lo que se necesita es un enfoque más integrador de las funciones de los distintos activos de TI.
En la mayoría de los casos, los datos se vuelven obsoletos debido a la falta de comunicación interdepartamental, la administración de aplicaciones individuales y la priorización excesiva del contenido.
De esta manera, cuando se eliminan todos los sesgos que rodean la recopilación de datos, los datos oscuros comienzan a tener sentido y adquieren relevancia dentro de las organizaciones.
Acerca de agregar valor a los procesos empresariales
Podemos acelerar el negocio desde múltiples perspectivas con el uso de datos oscuros. Para ello, debes revisar y etiquetar los elementos de los almacenes accesibles y los que están en manos de tus colaboradores externos.
Además, tenga en cuenta que para maximizar el potencial de estos activos, es necesario trazar un norte sobre las necesidades y objetivos de cada departamento, y así analizar la información en un sentido integral.
Estos son algunos de los procesos que puede optimizar mediante la administración de datos residuales:
Optimización de marketing y ventas
Los datos de geolocalización, los procesos de venta interrumpidos y los audios de servicio al cliente son elementos útiles para fortalecer las estrategias de marketing y ventas. En este sentido, si bien un análisis de datos claros puede proporcionar información sobre los puntos positivos de tu embudo, los datos oscuros revelan errores mínimos pero significativos que generan la pérdida de clientes o afectan a la satisfacción de los mismos.
Mejores enfoques comerciales
Los datos oscuros también son útiles en la investigación de mercado. Por ejemplo, puedes recopilar lecturas de códigos de barras para determinar el nivel de ventas de un producto en momentos específicos del año. Del mismo modo, las solicitudes de productos en stock y los registros de clientes en las tiendas pueden arrojar luz sobre las necesidades de los consumidores.
Mejora de la experiencia de usuario y detección de errores
Archivos de registro e historiales de actividad. Con estos datos, puede conocer con precisión el comportamiento de su tráfico web y detectar patrones peligrosos en sus sistemas. También puede utilizar la información sobre el rendimiento de la computadora, las notificaciones de incidentes antiguas y solicitar informes para tomar medidas preventivas en la administración del hardware y el software.
Mejores prácticas para la gestión de datos oscuros
Como puede ver, Dark Data proporciona diferentes observaciones desde un mismo punto y facilita el diagnóstico de situaciones en la empresa. Sin embargo, debes cuidar la salud de tus datos oscuros para obtener lecturas realmente relevantes.
Comience a implementar las siguientes prácticas en el departamento de TI:
Realice auditorías frecuentes
Las auditorías mensuales son necesarias para evitar la interrupción de los datos. Del mismo modo, su equipo debe categorizar y clasificar los datos oscuros de períodos anteriores, así como evitar la acumulación de información descontextualizada en los almacenes accesibles.
Una vez que haya clasificado los datos oscuros en etiquetas útiles u obsoletas, le recomendamos que mantenga cerca los datos aparentemente inútiles, ya que pueden serle útiles en un futuro próximo.
Aplicar estándares de encriptación
Es importante asignar protocolos de cifrado a todas las bases de datos. De esta manera, evita la filtración de información vital que quizás aún no haya clasificado o identificado.
Recuerde que los ciberdelincuentes pueden acceder a sus sistemas durante largos períodos de tiempo en busca de vulnerabilidades, datos confidenciales y «tesoros ocultos». Es posible que puedan encontrar información lucrativa en almacenes de datos con solicitudes de puntos de venta o archivos de procesos industriales.
Utilice políticas de retención de datos
Si desea buscar sus datos oscuros, debe tener en cuenta las implicaciones legales de esta tarea. Tenga en cuenta los requisitos de privacidad nacionales e internacionales. Además, es importante especificar las aplicaciones de sus políticas de retención de datos.
De esta forma, puede obtener el consentimiento de terceros antes de analizar sus archivos residuales.
Utilice las herramientas de gestión de operaciones de TI
La centralización de las operaciones de TI facilita el procesamiento de una variedad de datos. También le permite tener una idea clara de las necesidades de cada departamento, lo que se traduce en una mejor interpretación de los datos oscuros.
Una herramienta ideal para la gestión de operaciones de TI puede integrar los procesos de ITIL, la disciplina de gestión y la CMDB de sus sistemas preexistentes, además de aumentar la visibilidad de las infraestructuras.
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