Tres claves para una gestión exitosa de activos de software
La tecnología lo ha cambiado todo, la forma de trabajar de las empresas, las exigencias del mercado, las herramientas disponibles... Cada vez es más fácil gestionar determinadas tareas, pero también están surgiendo nuevos desafíos, como la protección de los sistemas y la gestión de activos en entornos como la nube. En este contexto, hoy más que nunca se necesita una buena gestión de los activos de software.
Es imposible ignorar que las herramientas de software representan recursos estratégicos, factores de competitividad y elementos clave para aumentar la productividad y el rendimiento en las empresas. Es decir, que administrarlos de manera eficiente, respetando la propiedad intelectual y los derechos de uso de sus licencias es obligatorio para cualquier organización.
La mala administración de los activos de software es un multiplicador de riesgos para cualquier empresa. Si bien los beneficios asociados con una buena gestión de los activos de software son numerosos. Si está interesado en obtener más información sobre SAM, no puede perderse este artículo que hemos preparado para usted.
¿Qué es la gestión de activos de software (SAM)?
La gestión de activos de software (SAM) es una rama del proceso de gestión de activos de ITIL. Esta práctica se centra en gestionar y optimizar todo el ciclo de vida de los activos de la organización, es decir, la compra, la instalación, el mantenimiento, el uso y la eliminación de la herramienta.
Una buena gestión de los activos de software implica conocer la cartera de aplicaciones de la empresa y supervisarla para optimizar su funcionamiento. En este contexto, SAM se destaca como una herramienta esencial. Porque abre el camino a muchos beneficios, entre los que se encuentran:
La optimización de los activos y procesos mediante la promoción de un sistema de información más eficiente.
Reducción de los riesgos financieros, legales, regulatorios y de seguridad.
En concreto, el SAM le ayuda a:
Conozca todos los activos instalados
Con una buena gestión de los activos de software, podrá realizar un seguimiento de la cantidad de licencias que ha adquirido, las instalaciones que ha realizado y los hábitos de uso de cada aplicación. Esto le permitirá establecer nuevas necesidades en términos de herramientas y, sobre todo, le permitirá tomar mejores decisiones a la hora de plantearse la compra de cualquier solución.
Mantener los sistemas seguros
Desafortunadamente, es común que los usuarios mal informados descarguen e instalen software no autorizado en las computadoras de la organización. Como resultado, es más fácil para los ciberdelincuentes introducir todo tipo de virus en los sistemas. Al implementar una buena gestión de los activos de software, puede detectar la presencia de una aplicación ilegal o no autorizada, reducir los riesgos de seguridad y crear categorías para evitar prácticas inadecuadas en el futuro.
Garantizar el cumplimiento
El SAM promueve la realización constante de auditorías para garantizar que cada uno de los programas implementados en la empresa esté actualizado en términos de compatibilidad, licencias y regulaciones obligatorias.
Analice los patrones de uso
¿Cómo sabe si necesita renovar, actualizar o comprar licencias adicionales? A través de un conocimiento profundo de su entorno de TI. Con una administración eficiente de los activos de software, podrá crear una lista del software que se usa con frecuencia, ocasionalmente, rara vez o nunca. Con esta información, puede reducir los costos al conservar solo las herramientas que son realmente útiles.
Tres claves para una gestión exitosa de activos de software
#1 Ten en cuenta las necesidades de los usuarios
Recuerde que el objetivo del SAM debe ser aportar valor a la empresa. Esto se puede hacer reduciendo los costos, pero también determinando las necesidades de los miembros de la organización y proporcionándoles las herramientas que realmente necesitan.
Comunícate con todas las personas involucradas para que de esta manera puedas garantizar la adquisición y el uso exclusivo de software útil.
#2 Automatizar
Este tipo de análisis es demasiado complejo para realizarlo manualmente. Por lo tanto, trate de facilitar todas las tareas relacionadas con esta práctica con la ayuda de una solución eficiente. Esto le permitirá reducir la cantidad de tiempo dedicado al SAM y obtener resultados más rápidos.
Atención, será mejor si no dejas todo el trabajo a tu herramienta. La toma de las decisiones correctas con respecto a la gestión de activos de software depende en gran medida de la intervención humana.
#3 Haga de la gestión de activos de software una práctica empresarial permanente
No basta con realizar auditorías de la cartera de TI en períodos erráticos. Es vital que planifique realizar su análisis al menos trimestralmente. Para ello, puede configurar alertas que sirvan de recordatorio; esto le permitirá ganar coherencia con respecto a esta práctica.
Además, recuerde establecer funciones y responsabilidades bien definidas. Lo ideal sería crear un equipo dedicado a esta práctica; sin embargo, si esto no fuera posible, también podría simplemente designar a un gerente para que coordine todas las tareas relacionadas con el SAM y presente los resultados de los análisis cuando sea necesario.
Si desea obtener más información sobre las herramientas que pueden ayudarle a lograr una gestión de activos exitosa, no dude en ponerse en contacto con nosotros. En GB Advisors hemos ayudado a numerosas empresas a implementar y aprovechar al máximo sus soluciones y su estrategia de ITSM. Confíe en nosotros y lleve a cabo todos sus proyectos de TI de la mejor manera posible.
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