TI en la sombra: ¿Cómo convertir la TI invisible en una gran oportunidad para su organización?

Sin lugar a dudas, la computación en nube ha traído consigo la proliferación de diversas tecnologías; que poco a poco se han convertido en herramientas de gran valor tanto para los usuarios como para las organizaciones en general. Sin embargo, los servicios en la nube también han propiciado la aparición de ciertos fenómenos que, con frecuencia, han generado percepciones un tanto negativas. Este es el caso de Shadow IT.

También conocida como TI invisible, esta práctica ha generado desaprobación entre los profesionales de TI desde sus inicios. Sin embargo, es posible que, desde otro enfoque, ofrezca diversas ventajas a las organizaciones. Siga leyendo y descubra cómo gestionar mejor la TI en la sombra para convertirla en una gran oportunidad para su empresa.

¿Qué es Shadow IT?

El término TI en la sombra, TI invisible o TI no autorizada se refiere al uso de hardware o software no autorizado por la organización que la integra. En el caso de las aplicaciones, esto incluye aquellas que, al tener su origen dentro de la empresa, no han sido desarrolladas oficialmente por un miembro del departamento de TI o aquellas que, al ser de origen externo, no se permite su uso.

La TI en la sombra es un fenómeno que se ha producido en las empresas mucho antes de que aparecieran las soluciones basadas en la nube. Sin embargo, ha sido el fenómeno de la computación en nube y su relación con la TI invisible lo que, gracias a su alcance, ha hecho saltar las alarmas de los equipos de seguridad de TI.

Entre los ejemplos más frecuentes, podemos destacar el uso de:

• Aplicaciones de almacenamiento en la nube, como Google Docs o Dropbox.
• Redes no permitidas (como la red pública de Internet).
• BYOD no autorizado (traiga su propio dispositivo).
• Y, en general, aplicaciones de terceros en sistemas de computación en la nube, como el software como servicio (SaaS).

Una de las principales razones que motivan a los empleados a usar aplicaciones no autorizadas, además de su bajo costo, es la facilidad de acceso, mantenimiento e implementación que ofrecen.

¿Cuáles son las consecuencias que puede traer la gestión inadecuada del fenómeno de la TI en la sombra?

Teniendo en cuenta la frecuencia con la que los usuarios empresariales ejercen la Shadow IT, podemos afirmar que el manejo inadecuado de este fenómeno puede traer importantes consecuencias relacionadas con la seguridad de la organización. Entre los efectos más relevantes podemos destacar los siguientes:

• Vulnerabilidad: El uso descontrolado de algunas herramientas puede crear brechas de seguridad que pueden permitir, por ejemplo, la propagación de infecciones de malware.
• Fuga de datos confidenciales: A través de aplicaciones de terceros que no son supervisadas adecuadamente por el equipo de seguridad de TI.
• Procesos lentos: El despliegue de ciertas aplicaciones puede ralentizar o dificultar el rendimiento de los procesos de la organización.
• Resolución ineficiente de problemas: En el caso de que un dispositivo o aplicación de TI invisible genere un incidente, puede resultar difícil para los profesionales de TI encontrar el origen del problema.

TI en la sombra: del desafío a la oportunidad

Si bien los efectos de la TI no autorizada pueden ser un desafío para las organizaciones, también es cierto que, mediante una buena administración, se puede utilizar este fenómeno para convertirlo en una ventaja empresarial. Veamos algunas recomendaciones para gestionar con éxito la TI en la sombra:

#1 Localice la TI oculta

Según una encuesta del Instituto Frost and Sullivan, patrocinada por McAfee, el 80% de los empleados coinciden en que han incurrido en esta práctica. Esto significa que existe una alta probabilidad de que esta tendencia se esté produciendo en su organización.

Por tanto, lo mejor es realizar un análisis en profundidad que permita filtrar el intercambio de información con elementos externos. A partir de ahí, le resultará más fácil identificar los procesos que implican soluciones no autorizadas.

#2 Encuentra el motivo

Hay varias razones por las que un empleado puede estar motivado para practicar la TI en la sombra, como el hecho de que este fenómeno permite a los usuarios de la organización utilizar las aplicaciones más recientes sin esperar a que el departamento de TI las verifique o apruebe.

Realice una evaluación para determinar las principales razones de la aparición de la TI invisible. Como resultado, podrá obtener información valiosa que permitirá a los CIOs tomar medidas más eficaces para satisfacer las necesidades del usuario, relacionadas con el uso de herramientas eficaces.

#3 Minimiza los riesgos

En lugar de prohibir el uso de aplicaciones de TI en la sombra, busque implementar soluciones de seguridad para controlar su uso. Invierta en una herramienta que le permita proteger sus sistemas de manera integral, protegiendo los datos confidenciales de la organización tanto en el flujo interno como en las interacciones en la nube.

Estas soluciones deberían brindarle una visibilidad total de sus activos para ayudarlo a localizar cualquier fuente potencial de amenazas con mayor rapidez. Para ello, puede encontrar una de las mejores opciones del mercado en la herramienta Tenable.io.

4# Aumentar la confianza

Por último, fomente la comunicación abierta entre los usuarios y los CIO; y también cree conciencia sobre los beneficios de usar aplicaciones controladas dentro de la empresa.

Y lo que es más importante, no frene la innovación. Ya sea que los empleados desarrollen aplicaciones o usen herramientas de manera no autorizada, estas prácticas pueden ser la oportunidad perfecta para encontrar nuevas formas de resolver problemas, aumentar la eficiencia del flujo de trabajo y mejorar la competitividad empresarial a través de nuevas herramientas. Por lo tanto, busque una estrategia que, en lugar de prohibir ciertas aplicaciones, permita ayudar a los usuarios a utilizar soluciones innovadoras.

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