Optimización del flujo de trabajo: ¿cómo mejorar el rendimiento de los procesos en su empresa?
Aunque el término flujo de trabajo suele asociarse al mundo empresarial, lo cierto es que los flujos de trabajo están en todas partes de nuestra vida diaria, no solo en las organizaciones. De hecho, los utilizamos para realizar tareas diarias que son repetitivas, con el fin de ser más productivos, rápidos y eficientes.
Los flujos de trabajo óptimos son una parte esencial del éxito de las empresas. Sin embargo, no todas las organizaciones comprenden la importancia de crear secuencias de procesos simples cuando se trata de mejorar la productividad. Por el contrario, insisten en seguir gestionando flujos pesados y poco prácticos.
Si busca dejar atrás estrategias obsoletas y sistemas injustificadamente complejos, lo invitamos a echar un vistazo a estas recomendaciones para lograr un flujo de trabajo que conduzca a la excelencia. Siga leyendo y obtenga más información.
¿Qué es exactamente un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo, donde quiera que se ejecute, no es más que una secuencia de etapas que lleva a la realización de un objetivo específico. Estas etapas normalmente comprenden la definición, la ejecución y la automatización de los procesos que deben llevarse a cabo para lograr el objetivo final.
A nivel empresarial, es una secuencia en la que las tareas, la información o los documentos se distribuyen de un miembro a otro, de acuerdo con un conjunto de reglas de procedimiento.
¿Por qué es tan importante para las empresas?
Las actividades de una empresa se pueden dividir en procesos, que a su vez se pueden dividir en tareas. Estas tareas, desde las más simples hasta las más complejas, contribuyen al logro de los objetivos finales de la empresa. Esto significa que cuanto mejor se gestionen, más exitosos serán los resultados empresariales.
Desafortunadamente, muchas empresas cometen el error de limitar la agilidad de las tareas que realizan al encerrarse en procesos y flujos de trabajo pesados. Como resultado, la organización pierde productividad y eficiencia gracias a los sistemas que se vuelven obsoletos rápidamente. Esta es una enorme desventaja si tenemos en cuenta el rápido ritmo de cambio en las expectativas y demandas de los clientes.
Para evitar perder competitividad, es necesario que las empresas transformen cada vez más sus procesos de negocio para alcanzar la excelencia, aquí es donde la optimización del flujo de trabajo juega un papel esencial.
Un flujo de trabajo bien establecido permite a las organizaciones crear e implementar rápidamente estrategias personalizadas para satisfacer sus necesidades específicas. Esto se traduce en un acceso más fácil a la información, resultados mensurables y una mayor competitividad.
Entre los beneficios específicos de un flujo de trabajo fluido:
Ahorro de tiempo
Al optimizar el flujo de trabajo, se simplifican los procedimientos y se reduce el tiempo dedicado a estas tareas largas y tediosas. Gracias a unos procesos fiables y coherentes, los miembros de la empresa pueden dedicar mejor su tiempo a concentrarse en las tareas que requieren más atención o creatividad.
Reducción de los cuellos de botella
La creación de un buen flujo de trabajo requiere la estandarización de los procesos bajo las mejores prácticas del mercado. Gracias a esto, los miembros de la empresa tendrán la capacidad de procesar simultáneamente sus propias tareas, lo que acelerará la toma de decisiones y aumentará la productividad.
Mejor administración de la información
Con un sistema de flujo de trabajo óptimo, es posible acceder a un historial de todos los cambios realizados por los usuarios y realizar un seguimiento de cada decisión tomada. Esto permitirá una mejor administración de la información y, al mismo tiempo, mantendrá un alto nivel de seguridad.
¿Cómo lograr un flujo de trabajo más óptimo dentro de la empresa?
#1 Analiza cada uno de los procesos de tu empresa
¿Cómo se hacen las solicitudes dentro de su empresa? ¿Cuáles son los canales de comunicación utilizados? ¿Cuánto tiempo tardan en procesarse estas solicitudes? ¿Cuánto tiempo tarda tu equipo en adaptarse a los cambios? ¿Tu equipo tiene tiempo para innovar o solo para realizar tareas repetitivas?
Parece un poco tedioso tener que analizar el flujo de trabajo actual de la organización; pero sin duda es uno de los pasos más importantes para identificar los puntos débiles y establecer estrategias más eficaces.
#2 Estandarizar los procesos
Existen varios marcos y estándares internacionales que se centran en ayudar a las empresas a lograr mejores resultados. ITIL, COBIT, ISO, adaptan el que mejor se adapte a las necesidades de su negocio y utilícelos para realizar procesos basados en las mejores prácticas del mercado.
#3 Automatiza todo lo que puedas
La ejecución de tareas repetitivas por parte de los miembros de la empresa les quita tiempo y no les permite desarrollar al máximo su potencial. Para evitar que esto suceda, es ideal que utilice herramientas tecnológicas de calidad que permitan la automatización de los procesos y, al mismo tiempo, le brinden un fácil acceso a información empresarial vital.
Una excelente opción en este caso la podemos encontrar en ServiceNow, quienes cuentan con una de las mejores herramientas de gestión de servicios de TI del mercado.
Estos son solo algunos pasos que puede seguir para lograr un flujo de trabajo más óptimo. Si desea más consejos o busca asesoramiento profesional sobre soluciones de software, no dude en ponerse en contacto con nosotros.
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