Para las organizaciones que se esfuerzan por aumentar la eficiencia empresarial y la rentabilidad de la inversión, automatizar los procesos repetitivos ya no es un lujo, sino una necesidad. En el lugar de trabajo digital actual, aprovechar herramientas de mejora de procesos como la automatización de monday.com puede transformar la forma en que operan tus equipos. Con su sólido conjunto de herramientas, monday.com permite a los usuarios automatizar los procesos empresariales y lograr mejoras cuantificables en la productividad, la precisión y el ROI.

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‍¿Por qué automatizar los procesos empresariales en monday.com?

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‍Las tareas manuales repetitivas agotan valiosos recursos humanos, aumentan las posibilidades de error y ralentizan el crecimiento de la organización. Al integrar la automatización del flujo de trabajo en tus operaciones diarias con monday.com, las empresas pueden:

• Aumentar la productividad del equipo al centrar los esfuerzos en tareas de alto valor
• Reducir los costos operativos mediante la minimización de la intervención manual
• Mejorar la precisión y la coherencia de los datos en todos los departamentos
• Acelerar los tiempos de entrega y la entrega de los proyectos
• Permitir el seguimiento y los informes en tiempo real para una mejor toma de decisiones
• Obtener más productividad y ROI de las inversiones en transformación digital

Ya sea que estés gestionando las canalizaciones de proyectos, la incorporación de empleados, las comunicaciones con los clientes o el soporte de TI, las flexibles funciones de automatización de monday.com hacen que la gestión eficiente de los procesos sea accesible tanto para las empresas como para las pymes.

Identificación de tareas repetitivas para la automatización

Antes de configurar la automatización en monday.com, el primer paso es identificar con precisión qué procesos empresariales se beneficiarán más. No todas las tareas deben automatizarse, pero las actividades repetitivas y basadas en reglas suelen ofrecer el mayor retorno de la inversión cuando se automatizan. A continuación, te explicamos cómo encontrarlas:

• Mapeo de procesos: Divide cada flujo de trabajo en pasos y anota dónde se producen cuellos de botella o acciones repetitivas.
• Análisis de frecuencia de tareas: Busca las tareas diarias, semanales o mensuales que los miembros del equipo realizan de manera consistente.
• Revisión de la zona de error: Analiza los registros y las comunicaciones para detectar errores u omisiones comunes relacionados con la manipulación manual.
• Comentarios de los empleados: Entrevista al personal sobre los procesos tediosos y lentos de sus funciones.
• Revisión de los análisis del flujo de trabajo: Aprovecha las integraciones de monday.com para rastrear qué elementos del tablero se actualizan con más frecuencia o requieren los puntos de contacto más altos.

Entre los ejemplos de candidatos de gran valor para la automatización se incluyen las actualizaciones de estado, las asignaciones de tareas, los correos electrónicos de notificación, las tareas de proyectos recurrentes y los procesos de aprobación. Al documentar y clasificar estas tareas, puedes priorizar los flujos de trabajo a los que dirigirte primero para la automatización.

Funciones clave de automatización de monday.com para mejorar los procesos

monday.com ofrece una biblioteca completa de recetas de automatización diseñadas para agilizar las operaciones empresariales sin necesidad de programar. La facilidad y flexibilidad de estas herramientas hacen de monday.com una de las más atractivas herramientas de mejora de procesos en el mercado. Estas son algunas de las funciones principales que puedes aprovechar:

• Automatizaciones personalizadas: Crea automatizaciones personalizadas de varios pasos mediante la sencilla interfaz sin código que se adapte a la lógica de flujo de trabajo única de tu organización.
• Recetas prediseñadas: Habilita al instante cientos de automatizaciones comunes (como la asignación de personas, el envío de recordatorios o el cambio de estado) con unos pocos clics.
• Activadores de fecha y hora: Lanza automatizaciones en función de fechas específicas, intervalos periódicos o plazos, lo que resulta ideal para informes y seguimientos periódicos.
• Activadores de actualización: Activa acciones cada vez que un elemento cambia de estado, se asigna o cumple determinadas condiciones.
• Notificaciones e integraciones: Envía automáticamente notificaciones por correo electrónico, Slack o Microsoft Teams e intégralas con sistemas externos como Gmail, Jira, Salesforce y más.
• Automatizaciones de tableros: Mueve, duplica o archiva elementos de un tablero a otro para mantener la visibilidad y el flujo de datos organizados.

Al aprovechar estratégicamente estas características, las organizaciones pueden crear un entorno de automatización del flujo de trabajo autosuficiente que se traduzca en ahorros cuantificables de tiempo y costes.

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‍Casos de uso populares: automatización de procesos repetitivos en monday.com

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Analicemos cómo sectores y funciones empresariales específicas pueden maximizar el ROI automatizando sus procesos más repetitivos con monday.com:

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Gestión de proyectos

• Asignar tareas automáticamente: Cuando cambie la fase de un proyecto, asigna automáticamente las tareas asociadas a los miembros responsables del equipo.
• Notificaciones de cambio de estado: Alerta a las partes interesadas o a los clientes cuando se logren los hitos clave.
• Creación de tareas recurrentes: Programa tareas regulares o recordatorios de mantenimiento con activadores basados en el tiempo.

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Incorporación de empleados y recursos humanos

• Listas de verificación de incorporación: Genera automáticamente planes de incorporación personalizados cuando se añada un nuevo empleado al tablero.
• Solicitudes de documentos: Activa recordatorios para el envío de documentos y la verificación de antecedentes.
• Recordatorios de aniversario y reseñas: Establece alertas anuales para las revisiones de rendimiento o los hitos.

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Seguimiento de tickets de ITSM y soporte

• Clasificación de entradas: Asigna los tickets de soporte entrantes en función de reglas predefinidas (por ejemplo, tipo de problema, prioridad, solicitante).
• Actualizaciones de estado: Notifica a los solicitantes cuando se actualicen, resuelvan o escalen los tickets.
• Seguimiento de SLA: Activa automáticamente los flujos de trabajo de escalamiento cuando se acerquen los plazos de respuesta o se incumplan.

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Flujos de trabajo de ventas y CRM

• Asignación de leads: Asigna automáticamente clientes potenciales a los representantes de ventas según la región, el interés del producto o la disponibilidad.
• Progresiones de la fase de negociación: Cambia los estados del CRM y envía notificaciones a medida que las ofertas avancen en el proceso.
• Programación de seguimiento: Crea elementos de seguimiento después de registrar las reuniones o llamadas.

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Campañas de marketing

• Publicación de contenido: Transfiere los artículos o las tareas de la campaña a la siguiente etapa al completar los requisitos anteriores.
• Recordatorios de fechas límite: Notifica a los miembros del equipo sobre las próximas fechas límite para las entregas creativas.
• Seguimiento del rendimiento: Actualiza los paneles o tableros con datos de análisis de herramientas integradas.

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Estas aplicaciones demuestran el amplio potencial de monday.com para automatizar los procesos empresariales en casi cualquier departamento o vertical.

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Cómo crear flujos de trabajo de automatización eficaces en monday.com

Para obtener resultados óptimos, las organizaciones deben desarrollar un enfoque reflexivo para crear y escalar soluciones de automatización. Esta es una guía práctica paso a paso:

1. Estado actual del documento: Describe tus flujos de trabajo actuales e identifica dónde existen ineficiencias manuales y altos costos.
2. Prioriza para lograr el impacto: Selecciona procesos que sean tanto de alta frecuencia como de alto valor para maximizar las ganancias iniciales de productividad y ROI.
3. Recetas de automatización de mapas: Para cada proceso, define los desencadenantes, las condiciones y las acciones que componen la automatización del flujo de trabajo que deseas.
4. Probar y validar: Implementa automatizaciones en un equipo piloto, recopila comentarios y observa los datos para detectar excepciones o consecuencias imprevistas.
5. Itera y optimiza: Ajusta la lógica o amplía la cobertura en función del uso real, los comentarios y una mejor comprensión.
6. Supervisa las métricas: Usa los paneles y los informes de monday.com para cuantificar el tiempo ahorrado, la reducción de errores y la eficiencia general de los procesos.
7. Amplía: Una vez optimizadas, implementa automatizaciones en más equipos, proyectos o unidades de negocio para obtener el máximo beneficio.

Consejo de mejores prácticas: Involucra a los usuarios finales desde la planificación hasta la implementación. La formación y la gestión del cambio van de la mano con la adopción de la tecnología para la mejora sostenible de los procesos.

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Cuantificación del ROI: medición del impacto de la automatización del flujo de trabajo

La automatización del flujo de trabajo es tan valiosa como los beneficios mensurables que produce. Cuando se implementa con intención, la automatización de monday.com ofrece un ROI en varias áreas cuantificables:

• Ahorro directo de tiempo: Calcula el tiempo promedio ahorrado por miembro del equipo al reducir la entrada manual de datos o los puntos de contacto de comunicación.
• Reducción de la tasa de errores: Realiza un seguimiento de los errores u omisiones antes y después de la automatización para demostrar una mayor precisión de los datos.
• Rendimiento del proceso: Mide la cantidad de tareas, tickets o solicitudes gestionadas en un período de tiempo determinado antes y después de la automatización.
• Reducción de costos: Ten en cuenta los ahorros en costos de mano de obra derivados de la automatización de los flujos de trabajo manuales existentes.
• Satisfacción de los empleados: Evalúa las mejoras en el compromiso y la satisfacción a medida que se eliminan las tareas rutinarias y tediosas.
• SLA y experiencia del cliente mejorados: Evalúa las métricas de tiempo de resolución y las mejoras en la calidad del servicio.

Ejemplo de estudio de caso: una empresa de tecnología de tamaño mediano hizo la transición a la automatización de monday.com para sus solicitudes de soporte de TI. Tras mapear y automatizar la asignación de tickets, las actualizaciones de estado y los protocolos de escalamiento, el equipo informó:

• Tiempos de respuesta un 30 % más rápidos para las solicitudes entrantes
• Ahorro de casi 60 horas de trabajo al mes
• Reducción del 40 % en tickets pasados por alto o retrasados
• Puntuaciones de satisfacción más altas por parte de los usuarios finales y el personal técnico

Al comparar estos resultados, las organizaciones pueden crear un argumento comercial convincente para invertir más en herramientas de mejora de procesos como monday.com.

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Errores comunes y cómo evitarlos

Si bien las ventajas de la automatización son evidentes, hay varios escollos que las empresas deben evitar para garantizar beneficios sostenibles en los procesos:

• Sobreautomatización: No todos los procesos deben automatizarse. La automatización excesiva puede crear flujos de trabajo complejos y opacos que son difíciles de mantener o solucionar.
• Entrenamiento insuficiente: No educar al personal sobre las nuevas automatizaciones puede retrasar la adopción y reducir la confianza en los nuevos sistemas.
• Falta de gestión del cambio: Los cambios repentinos en los procesos empresariales, incluso las mejoras, requieren una implementación y una comunicación cuidadosas con las partes interesadas.
• Ignorar las excepciones: Las recetas de automatización siempre deben tener en cuenta el manejo de excepciones, las anulaciones manuales y las rutas de escalamiento.
• Sin supervisión ni comentarios: Sin un seguimiento continuo, es difícil optimizar o identificar las averías de los procesos.

Si planificas con cuidado e involucras a las partes interesadas adecuadas, podrás maximizar tu rentabilidad a medida que automatizas los procesos empresariales en monday.com.

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Consejos profesionales para ampliar la automatización con monday.com

Una vez que se hayan establecido las bases, lleva tus estrategias de automatización de monday.com al siguiente nivel con estos consejos avanzados:

• Aprovecha las aplicaciones de integración: Usa el amplio mercado de integraciones de monday.com para conectarte con herramientas como Slack, Google Workspace, HubSpot y más, y así crear flujos de trabajo fluidos entre aplicaciones.
• Estandarización de plantillas: Desarrolla plantillas estandarizadas de tableros y automatización para procesos repetidos en diferentes equipos o clientes.
• Supervisión centralizada de la automatización: Designa a un promotor de la automatización o a un grupo de gobierno para supervisar y perfeccionar los flujos de trabajo y garantizar el cumplimiento y la eficiencia.
• Informes avanzados: Utiliza paneles para correlacionar las métricas de automatización con los KPI empresariales, como el crecimiento de los ingresos, los tiempos de respuesta de los clientes potenciales o las puntuaciones de satisfacción de los clientes.
• Bucles de mejora continua: Programa revisiones periódicas para eliminar las automatizaciones anticuadas, ampliar las recetas exitosas e iterar en función de las nuevas necesidades empresariales.

La revisión y evolución constantes de la automatización ayudan a mantener la alineación con los objetivos empresariales y garantizan mejoras continuas en la eficiencia.

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Conclusión: transforma tu flujo de trabajo y maximiza el ROI con la automatización de monday.com

Maximizar el ROI en el competitivo mercado actual significa eliminar el trabajo manual que hace perder tiempo y capacitar a los equipos con la mejor automatización del flujo de trabajo disponible. monday.com ofrece una plataforma sólida e intuitiva para automatizar los procesos empresariales a cualquier escala y para cualquier sector.

Al identificar sistemáticamente las actividades repetitivas, aprovechar las funciones de automatización de monday.com y medir su impacto, tu organización puede lograr:

• Ahorros significativos de tiempo y costes
• Mejora de la precisión y el cumplimiento de los datos
• Mayor agilidad y capacidad de respuesta en las operaciones comerciales
• Empleados más felices y productivos
• Mayor satisfacción del cliente y potencial de crecimiento

Comienza de a poco: mapea y automatiza uno o dos flujos de trabajo de alto impacto, supervisa los resultados y luego amplía. El efecto acumulativo de la mejora continua de los procesos puede ser transformador y posicionar a tu organización para lograr un éxito sostenible a largo plazo.

¿Estás listo para aprovechar todo el potencial de tu equipo? Empieza a automatizar tus procesos empresariales repetitivos con monday.com hoy mismo y observa cómo la eficiencia y el ROI de tu organización alcanzan nuevos niveles. ¡Contáctanos!

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