Informes: todo lo que necesita saber para crear informes eficaces
Si bien la presentación de informes estuvo durante mucho tiempo vinculada exclusivamente al ámbito financiero, hoy en día esta actividad se ha convertido en una parte esencial de la gestión de proyectos de la empresa y de la creación de estrategias de mejora continua.
Lejos de ser simplemente una actividad protocolaria, la elaboración de informes es útil no solo para la dirección, que se mantiene informada del progreso de la empresa, sino también para los equipos, que pueden extraer datos y lecciones útiles para sus proyectos.
Los informes dan paso a preguntas que mejoran el rendimiento de un proyecto, un departamento o la empresa en general. Preguntas como ¿Cuáles son nuestros puntos débiles? ¿Por qué obtuvimos estos resultados? ¿Cuáles fueron las estrategias más eficaces? ¿Cuáles son los próximos pasos que debemos tomar?
Por supuesto, todo esto solo puede hacerse sobre la base de una buena información. Si quieres saber qué estrategias debes seguir para crear informes realmente efectivos; te recomendamos que sigas leyendo este artículo que hoy hemos preparado para ti.
¿De qué se trata exactamente el reportaje?
La actividad de elaboración de informes forma parte de un conjunto de herramientas relacionadas con la inteligencia empresarial. Estas herramientas garantizan la creación y difusión de informes de actividad en un formato predefinido.
Los informes sirven para simplificar la comunicación entre los miembros de la empresa y proporcionar información relevante sobre los resultados de una actividad o proyecto, de forma ordenada y fácil de interpretar.
La presentación de los informes también implica un análisis de los resultados; de modo que la audiencia pueda entender los datos y utilizarlos para establecer cuáles son los próximos pasos a seguir.
Consejos para crear informes eficaces
#1 Haz las preguntas correctas
Más que un documento para proporcionar rendición de cuentas o presentar resultados, un informe es un instrumento que debe tener como objetivo facilitar la toma de decisiones. Por eso, al informar, debes asegurarte de que los informes sean precisos, fáciles de entender y contengan información relevante.
Para lograrlo, te recomendamos que te hagas las siguientes preguntas: ¿Qué mensaje quieres transmitir? ¿Qué intentas demostrar con los datos? ¿La audiencia final tiene conocimientos especializados sobre el tema del informe?
Es importante que hagas que tu informe sea visualmente agradable, recuerda que nuestro cerebro está mejor programado para procesar la información de forma visual. Así que trata de facilitar la comunicación presentando los datos de forma organizada y dinámica.
#2 Elige los indicadores correctos
Es probable que sus interlocutores dispongan de un tiempo limitado, por lo que al presentar sus informes debe concentrarse y elegir los indicadores adecuados. Esto evitará que incluyas una enorme cantidad de información irrelevante que ahoga a la audiencia e impide que comprenda tu mensaje principal.
#3 Usa la tecnología a tu favor
Como ya dijimos, la presentación de informes es una actividad que concierne a todos los departamentos de la empresa. Por eso, hoy en día, las mejores soluciones de software del mercado integran la presentación de informes como parte de sus funcionalidades clave. Entonces, ¿por qué perder la cabeza generando un informe cada vez que lo necesitas, cuando puedes adquirir herramientas que lo hacen por ti?
Ya sea en el área de ciberseguridad, finanzas, servicio al cliente o recursos humanos; si vas a invertir en una herramienta, lo ideal es que elijas una que genere informes. De esta forma, puede ahorrar mucho tiempo en la creación de informes y tener acceso a los datos que necesita siempre que los necesite.
Informes e ITSM
Evaluar el rendimiento de los servicios de TI es una tarea extremadamente importante para las empresas. Esta evaluación incluye la combinación de varios indicadores, como los datos de los incidentes, la disponibilidad de los servicios y los costos.
Tener acceso en tiempo real a estos datos requiere demasiado esfuerzo como para hacerlo manualmente; en este caso, las herramientas que incluyen informes desempeñan un papel esencial en la modernización de la administración de los servicios de TI.
Este tipo de software evita el lento análisis manual y permite un intercambio eficiente de información entre todos los miembros de la empresa.
De esta manera, todos los empleados pueden avanzar en sus proyectos al tener acceso a la información que les permite realizar análisis sobre la capacidad para alcanzar los objetivos, los ajustes que deben realizar para seguir siendo competitivos, los costos reales de un nuevo proyecto, etc.
Al final, los informes ofrecen a los equipos la oportunidad de entender problemas complejos de un vistazo. Este enfoque refuerza la cohesión en todos los niveles de la empresa, incluidos los expertos, los responsables de la toma de decisiones y el personal operativo.
¿Quiere soluciones que no solo le ayuden a mejorar los procesos vitales de su empresa, sino que también le proporcionen informes eficaces en tiempo real? Póngase en contacto con nosotros. En GB Advisors nos especializamos en proporcionarle las mejores herramientas y el asesoramiento que necesita para ayudarlo a implementarlo y adaptarlo a sus procesos comerciales.
