A lo largo de los años y con la llegada de la era digital, las instituciones académicas han experimentado muchos cambios. Una de las mejoras más relevantes son los nuevos canales de comunicación que utilizan los educadores, los estudiantes y los padres para interactuar y coordinar sus tareas.

Herramientas como correo electrónico y el chat ofrecen beneficios que marcan una gran diferencia en la experiencia de los estudiantes. Por esta razón, estas organizaciones deben implementar soluciones tecnológicas que les ayuden a mantenerse competitivas y satisfacer las demandas del mundo moderno.

Una de las herramientas que toda institución académica debería considerar invertir en un software de mesa de ayuda. Esta solución ayuda al personal educativo a coordinar los requisitos de los estudiantes y les permite automatizar sus procesos. Esto, a su vez, no solo aumenta la productividad, sino que también les ayuda a administrar mejor su carga de trabajo.

En esta entrada del blog, analizaremos la importancia del software de mesa de ayuda en la educación y las ventajas que ofrece esta herramienta.

¿Por qué es importante un servicio de asistencia en las instituciones académicas?

Brindar un servicio de atención al cliente de calidad en las instituciones académicas no es una tarea fácil. Por lo general, el personal administrativo debe atender todo tipo de solicitudes, incluidas las reparaciones internas, las inscripciones y la instalación de nuevos equipos.

Además, estas tareas deben coordinarse por correo electrónico o mediante una hoja de cálculo. Esto puede causar muchos problemas si el personal administrativo recibe una gran cantidad de solicitudes.

Al implementar un software de mesa de ayuda, su equipo tendrá una mayor visibilidad de sus procesos. De este modo, podrá gestionar todas las solicitudes de los usuarios de forma rápida y en un solo lugar.

Esta herramienta también permite a los agentes de TI automatizar varias tareas del sistema educativo, incluidas las consultas relacionadas con los horarios de las clases, las tareas, las calificaciones y más.

¿Cuáles son los beneficios de una mesa de ayuda en las instituciones académicas?

Simplifique las tareas administrativas

El personal administrativo es una parte integral de la educación. Desde la incorporación de los estudiantes hasta el mantenimiento de la infraestructura escolar, estos profesionales hacen mucho más que simplemente mantener los libros actualizados.

Un software de ayuda es la solución ideal para gestionar todos estos procesos. Ya que este sistema puede ayudarlo a consolidar toda la información en un solo lugar y consultar sus registros en cuestión de minutos.

Además, pueden automatizar tareas repetitivas y seguimiento de las solicitudes pendientes. Todo esto sin tener que pasar horas leyendo informes u organizando archivos.

Facilitar la colaboración con otros departamentos

Para gestionar sus tareas con éxito, el equipo administrativo necesita el apoyo de todo el personal académico. Por ejemplo, la persona a cargo del proceso de admisión debe trabajar en estrecha colaboración con los educadores para gestionar las solicitudes a tiempo.

Aquí es donde entra en juego el software de mesa de ayuda. Con este sistema, su equipo podrá colaborar sin problemas con varios departamentos, sin perder de vista las tareas más importantes.

Del mismo modo, podrá supervisar mejor los procesos de TI y saber en tiempo real qué agentes están viendo o respondiendo a cada ticket. De este modo, podrá evitar colisiones y evitar que varias personas trabajen en el mismo caso.

Crear una base de conocimientos para facilitar la educación

Los grupos de estudio son muy populares hoy en día gracias a las redes sociales. Por este motivo, los estudiantes necesitan consultar constantemente su información académica y un canal para aclarar sus dudas.

Con un software de mesa de ayuda, puede crear un portal de autoservicio para gestionar todas estas solicitudes. Por lo tanto, los estudiantes tendrán acceso a sus calificaciones y podrán resolver sus dudas sin tener que abrir una casilla.

Del mismo modo, esta herramienta permite a las instituciones académicas crear foros para mejorar la comunicación dentro de la comunidad educativa. Allí pueden tener discusiones constructivas sobre diferentes temas de interés. Además, los estudiantes y los profesores pueden obtener información sobre los anuncios de su institución.

Gestionar los procesos administrativos de toda la institución educativa

Una de las principales ventajas que ofrece un software de mesa de ayuda es que te ayuda a gestionar múltiples procesos mediante una única interfaz. Esto es muy útil si su institución tiene varios departamentos o una gran cantidad de empleados.

Al implementar esta solución, los usuarios ya no tendrán que hacer sus solicitudes por teléfono o correo electrónico. Por lo tanto, solo tendrán que completar un formulario y el sistema asignará automáticamente el boleto al departamento correspondiente. Como resultado, sus agentes de TI ahorrarán tiempo y aumentarán su eficiencia.

Cree informes inteligentes para medir la calidad de su servicio

Los informes y el análisis de datos desempeñan un papel crucial en la evaluación del desempeño de cualquier organización. Por lo tanto, las instituciones académicas necesitan contar con una herramienta que les ayude a consultar sus métricas y mejorar la calidad del servicio.

A través de un software de mesa de ayuda, puede crear informes automáticamente para rastrear las solicitudes y la satisfacción de los usuarios. Por lo tanto, puede estar seguro de que el personal educativo brinda un servicio de calidad que cumple con las expectativas de los estudiantes.

Mejore el servicio de su institución académica con el mejor software de mesa de ayuda

Asesor de Gran Bretaña, como funcionario Freshdesk partner, puede proporcionarle uno de los mejores sistemas para gestionar de manera eficiente las solicitudes de su personal académico.

Freshdesk es un sistema basado en la nube que tiene todas las funciones necesarias para mejorar la calidad de su servicio. Además, se integra con otras aplicaciones para agilizar los procesos de sus instituciones académicas.

En Asesor de Gran Bretaña, lo ayudamos a integrar esta y otras soluciones para optimizar los procesos de su institución. Contamos con un grupo de expertos que lo guiarán paso a paso. Así podrás sacar el máximo partido a estas herramientas y alcanzar todos tus objetivos.

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