Implementación de software: 5 consejos para un proyecto exitoso

La integración de las nuevas tecnologías en los entornos digitales está íntimamente vinculada a la mejora de cualquier negocio. Sin embargo, la implementación exitosa de una nueva herramienta dentro de los sistemas corporativos a veces puede ser un gran desafío para las empresas.

Si estás buscando un proyecto de implementación de software que sea realmente exitoso, te recomendamos que eches un vistazo a estos consejos que hemos preparado para ti. Siga leyendo y obtenga más información.

5 consejos para llevar a cabo un proyecto de implementación de software exitoso

#1 Planifica adecuadamente

El criterio más importante que debe tener en cuenta al elegir e implementar el software es el contexto particular de su empresa. ¿Cuáles son sus necesidades? ¿Hacia dónde quiere llegar con el nuevo software? En base a esta información es que debes empezar a planificar el proyecto. Después de eso, usted debe:

Cree una hoja de ruta que le ayude a administrar el tiempo y las actividades relacionadas con la implementación.
Establece un presupuesto realista.
Determine qué requisitos funcionales y técnicos debe cumplir el software.
Diseñe un programa con resultados específicos para cada paso de la implementación, desde la investigación y la adquisición hasta la instalación y la supervisión del rendimiento.

#2 Tenga cuidado con la migración de datos y la interrupción de las operaciones

Si va a reemplazar una herramienta por otra, es importante que preste mucha atención a la migración de datos. La correcta conversión y migración de datos debe ser una prioridad en cualquier proyecto de implementación de software, ya que los datos inexactos o incorrectos pueden tener un efecto dominó negativo en toda la organización.

Para garantizar que la integridad de sus datos se mantenga en el nuevo sistema y el éxito de la implementación del software, debe iniciar el proceso de limpieza y corrección de la información con bastante antelación. Lo ideal es que sus datos estén organizados y almacenados adecuadamente mucho antes de que comience el proceso de implementación.

Otro factor a tener en cuenta es la interrupción de las operaciones en curso.

Incluso las implementaciones más exitosas pueden interrumpir las operaciones de una empresa y provocar una reducción de la productividad que puede afectar temporalmente al flujo de trabajo de la empresa.

Tenga esto en cuenta y asegúrese de crear un plan de implementación realista, en el que el tiempo y los recursos se asignen correctamente. Genere planes de contingencia y mantenga informado a su personal. Esto le permitirá responder con mayor rapidez en caso de que se produzca una interrupción no planificada del negocio.

#3 Establezca un pequeño equipo interno para supervisar y gestionar el proyecto de implementación.

Le recomendamos que cree un equipo para que se encargue de la implementación. El tamaño de este equipo dependerá estrictamente de la complejidad del proyecto. Sin embargo, hay tres funciones extremadamente importantes que debe desempeñar en cualquier proyecto de implementación exitoso.

Gestor de proyectos, encargado de coordinar que todas las fases del proyecto se lleven a cabo dentro del tiempo establecido. Un líder técnico, cuya función será configurar la herramienta de acuerdo con los requisitos de la empresa, y un líder de usuario, encargado de enviar las solicitudes de configuración al líder técnico, de acuerdo con las necesidades del negocio.

#4 Considere contratar a un proveedor de servicios de TI

Es posible que su empresa no tenga un equipo de TI interno o que sus empleados simplemente necesiten apoyo adicional para conocer mejor la herramienta y llevar a cabo el proyecto con éxito. En cualquier caso, es importante que contrate al proveedor adecuado.

Debe poder ofrecerle un servicio profesional de gestión de proyectos de implementación de software y consultoría de TI: Este proveedor debe poder contar con:

Un equipo con la experiencia y los conocimientos informáticos necesarios.
Los recursos necesarios para una transferencia de conocimiento eficiente.
Una sólida comprensión de los negocios.
Excelentes habilidades de comunicación, ya que trabajarás mano a mano con tu equipo interno.

Además, deberían poder proporcionarle un análisis detallado de los diversos costos iniciales (incluidos los posibles costos de situaciones imprevistas durante la ejecución) y de la evolución del proyecto a medida que se desarrolla.

Recuerde que elegir el proveedor adecuado es casi tan importante como elegir la herramienta adecuada. Tenga esto en cuenta y tómese el tiempo que considere mejor para evaluar las distintas opciones disponibles.

#5 Haz muchas pruebas

Ningún proyecto de implementación puede tener éxito si no incluye una fase de prueba. Las pruebas son una parte fundamental de la implementación porque le ayudarán a identificar los problemas y a determinar si el software, una vez instalado en el entorno deseado, cumple con sus expectativas.

Hay algunas prácticas recomendadas que puede seguir al realizar las pruebas:

Brinde a los usuarios finales la oportunidad de evaluar el rendimiento del software: en este caso, en primer lugar, intente invertir en capacitación para los usuarios finales. Asegúrese de que conozcan bien el software y escuche sus opiniones y sugerencias, si las tienen.
Evalúe cuidadosamente no solo las funciones que cree que necesitará normalmente, sino también las que cree que utilizará con menos frecuencia. Recuerda que los errores se pueden encontrar en cualquier parte y debes identificarlos lo antes posible.
Aplique el tipo correcto de pruebas (incluida la implementación de bases de datos y las pruebas de rendimiento del sistema).

En el proceso de adaptación y formación, puede solicitar el apoyo del proveedor de la herramienta.

En resumen:

Planifique siempre pensando en los intereses y necesidades de su empresa.
Tenga cuidado con la migración de datos y la interrupción de las actividades
Cree un pequeño equipo interno para gestionar el proyecto de implementación.
Contrate a un proveedor de TI con la experiencia necesaria.
Mantenga a su personal bien informado e invierta en formación continua.

Ahora, todo lo que le queda es ver cómo mejora su negocio con la ayuda de la nueva herramienta.

¿Quiere iniciar su proyecto de implementación de software ahora? Póngase en contacto con nosotros. En GB Advisors tenemos las herramientas y el equipo adecuado para ayudarlo a llevar a cabo sus ideas con éxito.