Herramientas de administración de activos de TI: ¿para qué sirven y por qué las necesita?
January 23, 2018
En primer lugar, un activo de TI compone los recursos tecnológicos de los que dispone cada empresa para optimizar su gestión. Se emplean para alcanzar los objetivos empresariales y se dividen en activos tangibles e intangibles (hardware, software y conocimiento).
Son muchos, ¿verdad? Ahora imagina cómo sería rastrearlos a todos. Este es el mismo panorama al que se enfrentaban todas las empresas antes de que llegara la gestión de activos de TI. La gestión de activos de TI (ITAM) es el conjunto de prácticas empresariales que combinan las funciones financieras, contractuales y de inventario para respaldar la gestión del ciclo de vida y la toma de decisiones estratégicas en el entorno de TI. Los activos incluyen todos los elementos de software y hardware que se encuentran en el entorno empresarial.
Por lo tanto, las herramientas de gestión de activos de TI ayudan a las empresas a monitorear y conocer completamente el estado real de cada recurso tecnológico con el que realmente cuentan. Especialmente porque cada empresa necesita cumplir requisitos específicos para cumplir con las demandas actuales del mercado.
Luego, un ejemplo de la utilidad de las herramientas de administración de activos de TI son los modelos de administración de inventario de TI. Es muy simple: del mismo modo que todas las empresas necesitan un almacén adecuado para almacenar sus activos físicos a fin de garantizar la distribución adecuada de los productos y servicios para los clientes internos y externos, también necesitan conocer y controlar sus activos de TI.
Por supuesto, cuanto más grande sea nuestra empresa, mayor será el volumen de activos de TI que necesitamos rastrear y controlar. Especialmente si utilizamos la tecnología para expandir nuestras operaciones a nivel mundial mediante el teletrabajo.
Sencillo: hacer un inventario de sus activos de TI.
El objetivo principal de cualquier almacén es emplear un espacio predeterminado para proteger, acceder y disponer de productos, bienes o servicios de forma rápida y segura.
Para lograrlo, es necesario revisar y considerar una forma efectiva de distribuirlos y almacenarlos en dicho espacio. Y así es como llegamos a los conceptos básicos de almacenamiento y inventario. Todos ellos se extienden y encuentran su igual en el espacio virtual; y aquí es donde la administración de activos de TI le ayuda a visualizar y localizar sus recursos.
A continuación, los inventarios son recursos (bienes, servicios, productos terminados, piezas, consumibles, muebles, software, licencias, etc.) almacenados para desecharlos en el presente o en el futuro. Representan una gran parte de la inversión de cualquier empresa y, por lo tanto, es fundamental actualizar toda la información relacionada con su uso, estado y movilidad.
Además, los inventarios ayudan a discriminar los procesos (producción frente a distribución); a clasificar los tipos de mercancías, productos y/o servicios; y permiten el flujo correcto de operaciones y transacciones. La información obtenida de estos procesos y etapas permite determinar el momento adecuado para reemplazar y desechar las existencias.
Además, hay dos modelos básicos de almacenamiento:
En primer lugar, encontramos el modelo caótico de organización de los activos. En este modelo, la ocupación del espacio se basa en la disponibilidad. La falta de organización u orden lógico es la premisa principal. Sin embargo, esta falta de orden lógico trae consigo ventajas tales como optimización del espacio y acceso rápido al producto o servicio demandado.
Un ejemplo virtual de almacenamiento caótico ocurre en nuestros propios PC: nuestros lugares favoritos para almacenar los últimos archivos con los que trabajamos son el escritorio o la carpeta de descargas, incluso cuando el orden lógico les da un destino más permanente y organizado dentro de las muchas carpetas que ya tenemos o podemos crear.
Este ejemplo se extiende a los activos de TI en las empresas, especialmente al inicio de las operaciones.
En segundo lugar, encontramos este modelo que es diametralmente opuesto al descrito anteriormente. La creación y asignación previa de espacio por afinidad o referencia para la distribución y el almacenamiento lógico de los activos.
En particular, este modelo facilita la gestión de cualquier tipo de almacén e inventario; y permite una visibilidad inmediata de los activos demandados. Además, garantiza un flujo correcto de productos o materiales; ayuda a reducir los costos y optimiza el servicio al cliente interno y externo.
Sin embargo, cuanto más tiempo pierden las empresas antes de adoptar cualquier tipo de control sobre sus activos de TI, más complicado resulta adoptar el modelo organizado para el control de inventario. Sin embargo, ambos modelos se pueden administrar con herramientas de gestión de activos de TI de control.
En resumen, las herramientas automatizadas para la administración de activos de TI establecen estándares y definen los procesos relacionados con la compra, la documentación, la distribución, el uso y el cambio del software y los activos relacionados. Esto incluye los activos físicos, las licencias, la gestión del soporte y el cumplimiento de la seguridad.
Además, las herramientas automatizadas para la administración de activos de TI controlan los costos de producción. Por otro lado, también indican el uso y el estado de los dispositivos remotos asociados a su infraestructura para controlar de cerca el ciclo de vida del producto.
Las herramientas automatizadas de gestión de activos de TI basan sus esquemas y acciones en estándares internacionales (ISO - ITIL - COBIT) para cubrir las actividades de Planificación; implementación, pruebas y documentación; e implementación y mantenimiento.
Con este esquema de trabajo simple pero efectivo, las herramientas de administración de activos de TI maximizan todas las tareas involucradas en el proceso de control del inventario de sus activos de TI para obtener visibilidad de sus recursos, sin importar dónde se encuentren. En general, este modelo mejora el flujo de trabajo, evita las interrupciones, aumenta la calidad del servicio y facilita la transición o los cambios.
Más allá de organizar su inventario, las herramientas de gestión de activos de TI ofrecen una visión integral de todos los activos de la empresa. Esto le ayuda a detectar y evitar costos innecesarios a lo largo del ciclo de vida de los activos y a asignar el presupuesto en los lugares correctos en beneficio de la empresa. En la práctica, marcan la mayor diferencia en estas áreas:
Una herramienta da resultados cuando respalda un proceso claro. Estas prácticas le ayudan a mantener un inventario completo y confiable:
