Gestión de datos: 5 mejores prácticas para gestionar los datos de forma eficaz
La gestión de datos no es algo nuevo para nosotros. De hecho, como seres humanos, la hemos usado durante mucho tiempo para detectar peligros, resolver problemas e inventar nuevas formas de hacer que nuestras vidas sean más cómodas.
La recopilación y el uso de datos de manera inteligente nos ha ayudado no solo a sobrevivir sino también a desarrollarnos como civilización, porque la información siempre ha sido uno de nuestros recursos más valiosos.
En los negocios, la historia no es diferente. Los datos que manejan las organizaciones, bien administrados, pueden contribuir a la creación de mejores estrategias, la detección temprana de los riesgos, la optimización de la satisfacción del cliente y muchas otras cosas.
Por supuesto, dado el gran volumen de información que deben manejar las empresas, es normal que administrarlas adecuadamente pueda parecer un desafío.
Por eso decidimos crear este artículo en el que hablamos sobre algunas de las mejores prácticas que existen para la administración de datos. ¿Quieres saber más? Sigue leyendo y descúbrelas todas.
¿Qué es la gestión de datos?
El acceso a Internet, la integración de aplicaciones para diferentes usos y fenómenos como el IoT han contribuido al aumento exponencial de la cantidad de datos que reciben las empresas.
Como consecuencia, las organizaciones han tenido que buscar nuevas herramientas y estrategias que les permitan explotar estas nuevas fuentes de información. En este contexto, la gestión de datos se convirtió en un proceso clave para las empresas.
La administración de datos se encarga de diseñar e implementar los procesos necesarios para recopilar, almacenar, usar y proteger correctamente los datos de una organización durante todo su ciclo de vida.
Ventajas de la gestión de datos
Una buena gestión de los datos puede ayudar a optimizar el rendimiento de todos los departamentos de la empresa. Entre sus ventajas podemos mencionar que:
- Le permite aprovechar la información financiera para tomar mejores decisiones en esta área.
- Contribuye a la identificación temprana de los riesgos y favorece la creación de mejores estrategias de protección de datos.
- Ayuda a los equipos de marketing a conocer mejor a los clientes para aumentar la satisfacción y la lealtad de los clientes.
- Garantiza el cumplimiento de las normas de seguridad de datos.
- Facilita la reducción de los costos de adquisición e implementación de la aplicación.
- Proporciona mayor agilidad y rapidez de respuesta a los miembros de la empresa.
La importancia de la calidad de los datos
No puede aprovechar la información que alojan sus sistemas si no es de calidad. Para que los datos sean útiles, deben cumplir con ciertos estándares para garantizar que sean valiosos.
Por eso es importante establecer una estrategia que permita identificar aquellos datos que tienen la calidad requerida. Algunos criterios para identificarlos son los siguientes:
Integridad: indica si los datos recopilados son suficientes para sacar conclusiones.
Coherencia: garantiza que los datos de todos los sistemas de una organización estén sincronizados y reflejen la misma información.
Precisión: esto implica que los datos recopilados representan exactamente lo que deberían ser.
Puntualidad: esto significa que los datos están siempre disponibles para facilitar la toma de decisiones.
Validez: Indica si los datos cumplen con los estándares o criterios definidos por el equipo de administración de datos.
5 mejores prácticas para una buena gestión de datos
#1 Define tus objetivos
La gestión de datos debe estar orientada al logro de objetivos claros. Como dijimos antes, no todos los datos que gestiona su empresa son útiles. Para aprovechar aquellos que pueden proporcionarle un valor real, es importante que defina los objetivos que desea alcanzar con su estrategia de gestión de datos.
Así que pregúntese: ¿Por qué recopila datos? ¿En qué áreas específicas desea aprovechar la administración de datos? ¿Cómo puede evaluar si la gestión de datos se lleva a cabo correctamente?
La definición de los objetivos permitirá a tu empresa saber hacia dónde van, cómo mejorar la gestión y, sobre todo, te permitirá entender cómo puedes abordar este proceso para mejorar el rendimiento de la empresa.
#2 Mida la calidad de sus datos actuales
Utilice los criterios anteriores para determinar la calidad de sus datos. La idea es conocer mejor el tipo de información que hay en los sistemas de la empresa y luego hacer una «limpieza» para eliminar los datos duplicados o inútiles y organizar mejor los que son valiosos.
Dale suficiente importancia a esta práctica. La adopción de una cultura de calidad de los datos ayudará a proteger la seguridad y la integridad de los datos y preservará su valor.
#3 Priorice la seguridad
No olvide hacer copias de seguridad periódicas de su base de datos para evitar el riesgo de perderlas. Limite el acceso del administrador a los datos confidenciales. Para ello, puede implementar estrategias como la protección con contraseña, el cifrado o incluso sistemas biométricos. Las auditorías periódicas también le permitirán detectar cualquier anomalía en su base de datos.
#4 Supervise constantemente
Los datos cambian continuamente. Es necesario un monitoreo periódico para evitar que se vuelvan inexactos. Esto le permitirá identificar la información que sigue siendo válida y la que no lo es, utilizar los flujos de trabajo para mantener la calidad de los datos y detectar y corregir los datos erróneos.
#5 Usa las herramientas adecuadas
La administración manual de los datos de su empresa puede resultar muy difícil, si no imposible. Por eso es vital que integre en su sistema herramientas que le permitan administrar sus datos fácilmente y que, al mismo tiempo, garanticen que siempre estarán seguros.
Las soluciones CRM e ITSM son excelentes para la recopilación y gestión de datos, no dude en utilizar este tipo de software para optimizar la forma en que se maneja la información en su empresa.
Otra herramienta indispensable es una aplicación de seguridad de datos. Los ciberdelincuentes siempre buscan nuevas formas de acceder a los sistemas corporativos. Manténgase prevenido y protegido con la ayuda del software de seguridad.
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