¿Cómo crear una buena hoja de ruta para su proyecto de ITSM?
Desde el momento en que las organizaciones descubren la necesidad de implementar la ITSM, una de las primeras preguntas que surgen con frecuencia es ¿por dónde empezar? Responder a esta pregunta a veces puede resultar difícil para las empresas, especialmente si no han desarrollado una hoja de ruta de ITSM.
Si bien existe una importante variedad de mejores prácticas en ITSM que pueden servir de guía, comenzar con un proceso u otro suele depender de las características, objetivos y necesidades de cada negocio. Aquí es donde la hoja de ruta desempeña un papel importante, ya que ayuda a las empresas a comprender mejor dónde se encuentran y hacia dónde quieren ir.
Si está interesado en crear un plan efectivo y realista, definitivamente debe aprender a crear una buena hoja de ruta. Sigue leyendo y descubre cómo hacerlo.
¿Qué es una hoja de ruta?
Una hoja de ruta es un documento que define todas las etapas que forman parte de un proyecto. Esto incluye todos los eventos importantes del proyecto, así como su fecha de inicio y finalización.
Su nombre deriva de la analogía con los mapas, porque eso es exactamente lo que hace: trazar un camino en el que se visualizan estrategias operativas complejas dentro de un marco estandarizado. Este mapa o ruta tiene en cuenta todos los aspectos y objetos, como las tecnologías o los productos, y sus conexiones.
La hoja de ruta es un recurso muy ventajoso aplicable en diversos contextos y una necesidad para aquellas empresas que desean implementar la ITSM con éxito.
En el caso de ITSM, la hoja de ruta es muy útil para ayudar a las empresas a crear un plan que integre con éxito los objetivos empresariales, las necesidades del mercado y de los clientes y las tecnologías desde el principio de la implementación.
Ventajas
Gestión eficaz de los recursos
La hoja de ruta ayuda al equipo a determinar los recursos necesarios, en función de los objetivos comerciales y las expectativas de los clientes; por lo que pueden estar seguros de que tendrán las herramientas necesarias para llevar a cabo su estrategia al principio y durante el desarrollo del proyecto.
Mayor previsión
Este documento también es muy útil para identificar las brechas en los planes de una empresa. Las deficiencias en las áreas en las que se necesitan planes para lograr los objetivos son evidentes de inmediato y pueden corregirse antes de que se conviertan en problemas.
Proyectos más realistas
Muchas empresas comienzan su andadura por el mundo de la ITSM con proyectos muy ambiciosos; pero si bien la ambición es un valor importante en el mundo de los negocios, si es excesiva, puede llevar al fracaso de los proyectos, porque no permiten establecer las expectativas adecuadas.
Afortunadamente, con una hoja de ruta, las empresas pueden establecer objetivos más competitivos y, sobre todo, más realistas; definidos de acuerdo con el panorama de la industria.
¿Cómo crear una hoja de ruta práctica y eficiente?
Sin embargo, crear una hoja de ruta que realmente contribuya a la creación de un buen plan de implementación de ITSM es sencillo; si no sabe por dónde empezar, le recomendamos que siga estos pasos:
#1 Determine bien los objetivos empresariales
Esto requiere que tú y tu equipo se hagan algunas preguntas importantes:
- ¿Cuáles son las prioridades estratégicas de la empresa? ¿Cuáles son las expectativas en términos de beneficios financieros y operativos?
- ¿Qué herramientas e información podrían mejorar el conocimiento, la proactividad y la capacidad de respuesta de su equipo?
- ¿Cómo podría ofrecer una mejor experiencia o un valor añadido a sus clientes?
- ¿Qué podría hacer para facilitar los negocios con su empresa?
El objetivo no es solo establecer los principales objetivos de la empresa, sino también determinar las mejores herramientas y estrategias para lograr esos objetivos.
#2 Planifica para el futuro
No se recomienda centrarse únicamente en las expectativas actuales de su empresa y sus clientes. Por el contrario, es necesario establecer un plan que anticipe las necesidades futuras; porque las inversiones dirigidas a las necesidades inmediatas son menos ventajosas, provocan la duplicación de esfuerzos e inflan los costos.
¿Qué necesitará su empresa para mantener su competitividad en 5 años? Responder a esa pregunta puede ayudarlo a establecer una visión a largo plazo. En este caso, es importante que confíe en una buena tecnología, ya que las herramientas que son lo suficientemente flexibles, escalables y ampliables como para satisfacer sus necesidades a largo plazo son las que le permitirán maximizar el rendimiento de su inversión.
#3 Medir los costos
Es bastante difícil implementar la ITSM sin pensar en invertir en herramientas tecnológicas. Desafortunadamente, las grandes iniciativas tecnológicas pueden resultar costosas, por lo que debes analizar qué es lo mejor para ti a la hora de comprar un producto nuevo.
Manténgase bien informado sobre los costos de las licencias y la confiabilidad de los proveedores. Elabore un plan que le permita identificar el costo de una nueva infraestructura (si la necesita) y no olvide elegir únicamente a los proveedores que le garanticen un buen soporte (recibir un soporte inadecuado o no recibirlo en absoluto puede resultar costoso a largo plazo).
#4 Establece plazos realistas
Está bien querer ser rápido y productivo desde el principio, pero si tus expectativas son demasiado altas, lo único que vas a lograr es una sensación de agotamiento y frustración por parte de tu equipo. Establece un cronograma realista basado en las prioridades, la duración del proyecto y los recursos disponibles. Consulta este calendario tan a menudo como puedas para identificar los puntos problemáticos en caso de que se produzca un retraso.
Recuerda que es importante que promuevas la comunicación abierta entre los miembros de la empresa, para que todos puedan usar su perspectiva y habilidades para ayudarte a crear la mejor hoja de ruta.
Al seleccionar sus herramientas, puede contar con nosotros para ayudarlo a elegir las mejores. En GB Advisors contamos con un equipo de profesionales dispuestos a proporcionarle las mejores soluciones de software y una consultoría de alta calidad. Póngase en contacto con nosotros y comience a optimizar la forma en que opera su negocio.
