¿Cómo aumentar la productividad mediante la estandarización de los procesos?
A pesar de contar con excelentes profesionales y de haber implementado tecnología de alta calidad, hay algunas empresas que siguen teniendo resultados insatisfactorios para sus negocios. La combinación del componente humano con herramientas de vanguardia no puede ser realmente efectiva sin una estandarización eficiente de los procesos
Es por ello que hoy traemos un artículo dedicado a este tema tan importante para las organizaciones. Siga leyendo y descubra cómo la estandarización de los procesos puede convertirse en el eje central de una estrategia empresarial que aumente la productividad y la calidad de los servicios de su empresa.
¿Qué entendemos por estandarización de procesos?
La mejor manera de garantizar la calidad de los productos es mediante la aplicación de una norma que funcione. Es responsable de eliminar las actividades y procedimientos innecesarios para mantener el control de los procesos operativos y el cumplimiento de los requisitos de calidad, así como la sostenibilidad de las buenas prácticas de fabricación.
La estandarización de procesos es una estrategia enfocada en establecer un conjunto de procedimientos validados y aceptados que definan las mejores y más confiables prácticas que se llevarán a cabo dentro de la empresa. Al mismo tiempo, es una herramienta que permite el máximo uso de los recursos humanos y la tecnología, al tiempo que mantiene un ritmo de producción adaptado a las necesidades del cliente.
Este tipo de estrategia es indispensable, ya que promueve la sinergia entre las personas y los materiales, a fin de lograr los métodos de producción más efectivos para la empresa. La estandarización de los procesos se puede aplicar a cualquier área de la empresa, sin embargo, suele centrarse en el área de operaciones.
¿Qué puede hacer por las empresas?
La estandarización de procesos puede ayudar a las empresas a:
- Logre metodologías que siempre brinden los mismos resultados independientemente de quién las aplique.
- Aumente la estabilidad de los plazos de producción.
- Mejorar la capacidad de almacenar y transmitir conocimiento dentro de la empresa.
Entre las principales ventajas que ofrece la estandarización de los procesos, tenemos:
#1 Disminución de los costos operativos
Desde la redacción de los acuerdos de nivel de servicio hasta la entrega final del producto, todos los procesos involucrados se pueden estandarizar para permitir a las empresas utilizar las mismas definiciones y modelos de datos internamente y entre los socios comerciales.
Como resultado, las organizaciones pueden reducir los costos de producción y los ejercicios de prueba y error.
#2 Creación de bases de conocimiento
Al estandarizar la forma en que se recopila y almacena el conocimiento generado dentro de la organización, es posible crear una base de conocimiento que democratice el acceso a información útil dentro de la organización.
A través de esta base de conocimientos, los miembros de la empresa podrán lograr la autosuficiencia en la resolución de problemas y una mayor eficiencia y rapidez a la hora de ejecutar una tarea.
#3 Reducción de errores
La estandarización de los procesos también requiere un enfoque más general para situaciones específicas. Al estandarizar los procesos y la información, reducimos la dependencia de las personas, los servicios o los proveedores. Como resultado, la empresa es menos sensible a los errores individuales en estos elementos de la cadena.
#4 Cumplimiento
La estandarización hace que los procesos y los resultados sean más transparentes; promueve la aplicación de regulaciones específicas en cada procedimiento que se lleva a cabo dentro de la empresa. Como resultado, las organizaciones garantizan que todas sus actividades cumplen con las regulaciones requeridas para su tipo de negocio.
#5 Clientes más satisfechos
Evidentemente, la prestación de servicios de mayor calidad en un tiempo reducido se traduce en clientes altamente satisfechos con una tendencia a permanecer leales a la empresa. Esta es una de las ventajas más sobresalientes de la estandarización; ayuda a cumplir uno de los objetivos más importantes de todos, la generación de clientes satisfechos.
¿Cómo lograr la estandarización de los procesos dentro de la empresa?
La estandarización de los procesos dentro de una organización puede ser fácil o complicada según el nivel de compromiso de todos los actores involucrados. Si realmente desea lograr procedimientos más eficientes, estas son algunas estrategias que puede aplicar:
Identifique los procesos vitales de su negocio
Puede resultar un poco difícil estandarizar de forma inmediata todos los procesos que se llevan a cabo en su empresa. Por eso te recomendamos que comiences por identificar las cosas más esenciales. Después de eso, tendrá una idea más clara de por dónde empezar.
Usa un marco
Por suerte, antes de tu empresa, ya ha habido otras que han desarrollado estrategias eficaces basadas en sus propias experiencias. Usa esto a tu favor. Existen marcos como ITIL y COBIT que lo guiarán en la aplicación de las mejores prácticas del mercado.
Automatizar
La automatización puede ahorrarle mucho tiempo a usted y a su equipo al impedir que los miembros de la empresa realicen tareas repetitivas. Intente entonces implementar soluciones que le permitan automatizar las actividades en todos los departamentos que componen su organización.
Obtenga un software de Service Desk
Este tipo de aplicación puede ayudarlo a estandarizar rápidamente todos los procesos que necesita. Además, te permite realizar un seguimiento del desempeño tanto de tu equipo como de los procesos que se llevan a cabo dentro de la organización. Una de las herramientas más eficaces en este campo es Freshservice. Capaz de proporcionarle una enorme cantidad de funciones de gran utilidad en un solo sistema.
¿Qué estás esperando? Comience a aumentar su productividad y la calidad de sus servicios mediante la estandarización de los procesos. Si desea obtener más información sobre Freshservice o cualquier otra solución, no dude en ponerse en contacto con nosotros. En GB Advisors, nos esforzamos por ofrecer a las empresas las mejores herramientas para mejorar su rendimiento y maximizar los beneficios de sus resultados.
