Los repositorios de conocimiento son inherentes a las organizaciones. Ya sea que hablemos de cómo ejecutar procesos en la empresa, resolver incidentes o interactuar con los clientes, todas estas actividades están respaldadas por un conjunto específico de conocimientos que deben llevarse a cabo. Es un hecho que cuanto mejor se administre este recurso, mejor será el desempeño de la empresa. Por eso, la implementación de una buena base de conocimientos de TI representa un factor vital a la hora de llevar a cabo una buena gestión de servicios.

Obtenga más información sobre los beneficios y las mejores prácticas relacionados con la base de conocimientos de TI y descubra cómo dar a los miembros de su organización acceso a la información correcta en el momento adecuado.

¿Qué es exactamente una base de conocimientos?

La forma en que una empresa recopila, comparte y explota el conocimiento internamente es proporcional a su desarrollo exitoso. Conscientes de esto, muchas empresas han implementado un proceso destinado a aprovechar al máximo el conocimiento que se produce en ellas; el nombre de este proceso es Gestión del Conocimiento.

Este proceso va mucho más allá de utilizar el conocimiento en una empresa exclusivamente para imaginar nuevos productos y servicios brillantes; o para diseñar formas nuevas e ingeniosas de venderlos. Es mucho más sencillo. Es un proceso destinado a utilizar la información y el talento que encierra el potencial humano de la empresa para crear un entorno colaborativo, en el que todos los miembros de la organización se nutran de las habilidades de sus compañeros.

El desafío es explotar este conocimiento de manera consistente y rentable. Y para ello, una de las principales herramientas que necesita la gestión del conocimiento es la base de conocimientos. Una base de conocimientos no es más que un repertorio de conocimientos relacionados con todas las áreas de la organización. y disponible para cada uno de sus miembros.

Ventajas

• Una mejora en los productos o servicios que ofreces y en los métodos que utilizas para venderlos. Por ejemplo, identificar las tendencias del mercado con antelación puede permitirte ofrecer productos y servicios a los clientes antes que a tus competidores.
• Mayor satisfacción de los clientes gracias a una mejor comprensión de sus necesidades a través de los comentarios de las comunicaciones que se les envían.
• Aumente la calidad de sus proveedores, gracias a un mejor conocimiento de los deseos de los clientes y las necesidades de su personal.
• La mejora del desempeño del personal, como empleados, puede beneficiarse del conocimiento y la experiencia de sus colegas para encontrar la mejor manera de lograr resultados. También se sentirán más valorados en una empresa en la que se escuchen sus ideas.
• Aumentar el rendimiento de la empresa mediante un mejor uso de la experiencia interna.
• Mejora de las políticas de contratación y dotación de personal. Por ejemplo, si ha aumentado su conocimiento sobre lo que buscan los clientes, podrá encontrar mejor a las personas adecuadas para atenderlos.
• Capacidad de innovación constante.

Tecnologías de la información y base de conocimientos

El departamento de TI representa un eslabón esencial en la empresa, ya que se encarga de garantizar que la relación entre la tecnología y las personas funcione bien dentro de la organización. Debido a que es tan importante, el equipo de TI tiende a recibir una enorme cantidad de solicitudes de usuarios internos y externos de la empresa. Como resultado, a menudo pueden saturarse de tareas, lo que ralentiza su flujo de trabajo.

Con una base de conocimientos de TI, los usuarios podrán disfrutar de un modo de autoservicio, lo que les permitirá acceder a información oportuna sobre los servicios de TI siempre que la necesiten. Como resultado, el equipo de TI podrá reducir su carga de trabajo para concentrarse en las tareas de alta prioridad dentro de la organización.

Base de conocimientos de TI: mejores prácticas

La creación de una base de conocimientos dentro de su empresa normalmente debería ser una tarea sencilla. Sin embargo, si necesita algunos consejos para iniciar el proceso, estas son algunas de las mejores prácticas que puede seguir.

Hazlo simple

Lo ideal es que la base de conocimientos se construya a través del conocimiento de un equipo de profesionales bien capacitados. Sin embargo, debes tener en cuenta que no todos los que accederán a esta base son expertos. Así que asegúrate de que tu equipo escriba los términos y definiciones en un lenguaje claro y sencillo.

Priorice la información

Sería fantástico si pudiera acumular todo el conocimiento que produce su organización en la misma base de conocimientos. Sin embargo, teniendo en cuenta los volúmenes de datos que tendría que gestionar, con frecuencia no es posible crear una base de datos tan extensa. Por eso le recomendamos que priorice la información en función de los requisitos más comunes de los usuarios. De esta forma, puedes empezar a crear una base de conocimientos con la información más útil para los miembros de tu empresa.

Proporcione a su equipo las herramientas adecuadas

Las características de una base de conocimientos pueden variar de una empresa a otra y, con frecuencia, la acumulación desordenada de información puede generar interpretaciones erróneas. Para mantener la información ordenada y actualizada, lo ideal sería crear y automatizar la base de conocimientos con una herramienta de TI. De esta manera, podrá centralizar y democratizar de una manera más fácil el acceso al conocimiento dentro de su organización.

Si aún no tiene idea de qué solución de software podría funcionar mejor para usted. Le recomendamos que eche un vistazo a Freshservice, una excelente herramienta de ITSM diseñada para ayudarlo a crear una base de datos simple y fácil de entender.

¿Qué estás esperando? Comience a optimizar los procesos dentro de su empresa con una buena base de conocimientos. Si desea obtener más información sobre las mejores herramientas de TI, no dude en ponerse en contacto con nosotros. En GB Advisors tenemos para usted soluciones líderes en ITSM e ITSec diseñadas para ayudarlo a maximizar cada área de su organización.