Automatización: aproveche todos sus beneficios con el uso de un software
Las empresas de hoy libran una batalla constante en la que su competitividad depende de su capacidad para ofrecer servicios de alta calidad en el menor tiempo posible. Esta lucha ha motivado a las organizaciones a adoptar la automatización, como una forma de facilitar sus procesos y alcanzar sus objetivos de manera más rápida y eficiente.
Sin embargo, a pesar de las obvias ventajas de la automatización, todavía hay varias empresas que siguen resistiéndose a aplicarla a sus sistemas. Ya sea porque prefieren seguir ejecutando sus procesos de la manera tradicional; o porque piensan que la automatización implica realizar cambios complejos en su infraestructura. Para disipar todos los mitos relacionados con este tema, decidimos hablar sobre las ventajas de la automatización y la mejor manera de lograrla. Sigue leyendo y descubre más.
¿Por qué automatizar?
En el contexto de las organizaciones, la automatización consiste en asignar tantas tareas y procesos repetitivos como sea posible a los sistemas de TI, en lugar de a los recursos humanos.
La automatización de procesos permite al departamento de TI (y a sus recursos técnicos afiliados) gestionar los problemas de los usuarios sin sobrecargar ni perder productividad. La automatización también contribuye a la eficiencia organizacional al reducir los costos y garantizar un proceso más fácil y accesible para resolver todos los problemas tecnológicos.
¿Qué áreas de mi empresa puedo automatizar?
En teoría, es posible automatizar cualquier tarea dentro de una organización. Esto incluye el despliegue de aplicaciones, la gestión de la infraestructura de nube y la gestión de nuevas tecnologías, como los contenedores, los escaneos de seguridad y el análisis de datos.
Ventajas de la automatización
Teniendo en cuenta su alcance, la automatización de sistemas dentro de una organización puede traer innumerables ventajas, entre ellas podemos destacar las siguientes:
#1 Instalación de almacenamiento de información:
Olvídese del engorroso papeleo y de las enormes cantidades de documentos almacenados en archivos físicos. Mediante la automatización, podrás mantener un registro digital completo de todas las actividades de tu negocio; al que podrás acceder de forma sencilla siempre que lo necesites.
Hay herramientas que incluso pueden ofrecerte funcionalidades dedicadas al análisis de datos a través de tecnologías como el Big Data. Las métricas generadas en estos procesos pueden ayudar a su equipo a establecer estrategias más eficaces en relación con la prestación de servicios, la seguridad de los sistemas y la gestión de riesgos.
#2 Oportunidad de innovación:
Al no tener que preocuparse por realizar tareas repetitivas, el personal de su organización puede participar en actividades que son más relevantes para la empresa y requieren cualidades más humanas, como la inventiva y la creatividad.
Si bien los sistemas automáticos se encargan de las tareas rutinarias, los miembros de la empresa pueden concentrarse en definir planes que mejoren sus áreas de trabajo y el negocio en general.
#3 Evaluación del desempeño
A través de la automatización que le ofrece una herramienta de software, podrá monitorear de manera sencilla cada uno de los departamentos de su empresa. De esta forma, podrás determinar su nivel de productividad, su capacidad para responder a los nuevos desafíos y sus resultados finales.
Esto le permitirá establecer proyecciones de acuerdo con los recursos que tiene y las capacidades de cada recurso humano que compone su organización.
#4 Identificar y aprovechar nuevas oportunidades de negocio
Automatice el proceso de recopilación de datos de sus clientes y descubra la mejor manera de satisfacer sus necesidades mediante el análisis de los patrones de comportamiento que pueden ofrecer la solución de software adecuada.
Con una buena herramienta de CRM, puede satisfacer las demandas de los usuarios y mejorar su servicio al cliente. Además, con un buen software de ventas podrás identificar a los clientes con más probabilidades de convertirse en clientes potenciales, lo que te permitirá dirigir tus estrategias de marketing hacia los objetivos correctos.
#5 Rentabilidad
Gracias a la automatización, las organizaciones pueden ahorrar los costos de contratar nuevo personal para tareas simples pero importantes. Además, al automatizar algunos procesos esenciales, podrá garantizar la continuidad del negocio incluso en las horas en que el potencial humano termine su labor.
Es decir, incluso cuando esté durmiendo, tendrá la tranquilidad de contar con un sistema capaz de realizar tareas empresariales críticas de forma independiente.
#6 Minimización de errores
Como seres humanos, siempre somos propensos a cometer errores de todo tipo. Muchas veces estos fallos pueden ser insignificantes, sin embargo, en otras ocasiones pueden implicar consecuencias importantes y muy negativas para las empresas. La automatización lograda a través de una herramienta puede lograr la ejecución de tareas de alta precisión para evitar la aparición de costos asociados a imprecisiones o ineficiencias humanas.
#7 Comodidad
Acceda a la información donde y cuando quiera, incluso con limitaciones geográficas, gracias a una solución de software de conexión remota. Con este tipo de herramientas, podrá navegar por sus sistemas sin tener que contactar físicamente con el dispositivo al que desea acceder.
Como ventajas adicionales de la automatización del sistema, podemos incluir la mejora de la comunicación interna entre los miembros de la organización y la mejora de la seguridad de sus entornos informáticos mediante soluciones que integran el análisis automático de las vulnerabilidades.
Quiero automatizar mis sistemas. ¿Por dónde empiezo?
El proceso de automatización de los sistemas de una empresa puede parecer complejo al principio, pero en realidad no lo es. Lo primero que debes hacer si quieres empezar a automatizar las tareas de tu organización es establecer claramente tus objetivos para determinar cuál será la herramienta ideal para ayudarte a llevarlos a cabo.
Factores importantes a tener en cuenta antes de iniciar la automatización:
Compatibilidad: El mercado actual ofrece una amplia variedad de soluciones de software adaptadas a las posibles necesidades de los usuarios. Esto significa que tendrá la libertad de elegir entre muchas opciones, la que mejor se adapte no solo a las necesidades de su negocio, sino también a los recursos disponibles en su empresa.
Antes de iniciar el proceso de automatización, intente determinar si sus sistemas son realmente compatibles con la solución que elija. ¿Quieres que esté alojado en la nube? ¿Viene con suficiente documentación o necesitas contratar a un profesional? Todos estos son factores importantes a tener en cuenta.
ROI: Hay herramientas cuya adquisición puede implicar un gasto considerable, así que asegúrese de que su solución le ofrezca un retorno de la inversión favorable.
Protección: La herramienta es capaz de administrar sus datos, pero ¿puede protegerlos bien? Asegúrese de que la opción que elija garantice la protección total de su información confidencial y la de sus clientes.
Por último, es importante que busque el asesoramiento de un experto antes de iniciar el proceso, ya que algunas automatizaciones pueden requerir modificaciones en la infraestructura de la empresa según el tipo de la misma.
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