5 razones para adoptar nuevos planes y medidas en materia de gestión de activos de TI

La mayoría de las empresas de todo el mundo reconocen la necesidad y el valor de adoptar medidas para la gestión de activos de TI (ITAM). Sin embargo, algunas empresas aún se resisten a incluir o hacer un mal uso de las herramientas de ITAM. Las razones que las motivan varían de una empresa a otra; pero según nuestra experiencia, todas ellas pueden resumirse en dos factores principales: la falta de conocimiento y los presupuestos ajustados.

En este artículo, analizamos 5 razones para adoptar nuevos planes y medidas en el ITAM; para ayudarlo a elegir la mejor opción para su empresa y, al mismo tiempo, ayudarlo a superar ambos factores. Lo invitamos a comprobar las ventajas que las herramientas de ITAM brindan a su empresa para obtener el mejor beneficio de su inversión. Pero por si acaso, empecemos desde el principio.

¿Qué es el ITAM? ¿Qué hace por nuestro negocio?

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Según Wikipedia:

La gestión de activos de TI (ITAM) es el conjunto de prácticas empresariales que combinan las funciones financieras, contractuales y de inventario para respaldar la gestión del ciclo de vida y la toma de decisiones estratégicas para el entorno de TI. Los activos incluyen todos los elementos de software y hardware que se encuentran en el entorno empresarial.

Por lo tanto, ITAM nos ayuda a tener una visibilidad y un control totales de todos nuestros activos, ya sean tangibles o intangibles, con una amplia gama de propósitos; pero especialmente para organizar y mantener un control estricto sobre los gastos y el correcto empleo de la TI.

En este sentido, el ITAM ayuda a detectar y evitar costos innecesarios a lo largo del ciclo de vida de los activos, para asignar los gastos en los lugares correctos en beneficio de la empresa.

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Ventajas de las herramientas del ITAM

Más que ser una característica principal para medir y proyectar los costos reales, las soluciones de ITAM ofrecen una visión integral para evitar gastos excesivos porque ofrecen una visión integral de todos los activos de la empresa. En resumen, ayudan a controlar las inversiones. Sin embargo, la mayoría de las soluciones de ITAM han demostrado que funcionan mejor en estos aspectos:

Administración de licencias

En cuanto a los departamentos de TI, esta es una decisión fundamental a tener en cuenta cuando se enfrentan a la necesidad de adquirir nuevos elementos tecnológicos con los que trabajar y, en particular, para aplicaciones y softwares especiales.

Esta previsión debe incluir la posible sustitución de productos y licencias para el fin de su vida útil (EOL), nuevas aplicaciones, actualizaciones y soporte técnico. Por ejemplo, los softwares para centros de datos no son tan fáciles de renovar, reemplazar o actualizar como las licencias de los sistemas operativos básicos.

Las soluciones de ITAM reducen el ruido y los problemas derivados de la oscuridad y la desorganización, ya que vigilan aspectos fundamentales como las condiciones de licencia y los SLA (acuerdos de nivel de servicio). Este aspecto fundamental de las soluciones de ITAM permite a la organización trabajar e interactuar con productos y aplicaciones externos desde una posición de poder.

Evite la superposición de aplicaciones

Muchas empresas desconocen las capacidades reales de cada aplicación que ya tienen. En consecuencia, los clientes internos exigen comprar herramientas y aplicaciones más modernas que tengan funciones idénticas a las de otras que ya están disponibles en sus redes para resolver problemas particulares.

Esta acción tiene al menos dos consecuencias negativas: 1) la sobrecarga de aplicaciones que afecta a las redes y los flujos de trabajo; y 2) el despilfarro de dinero que fácilmente podría utilizarse para otras inversiones.

Las soluciones de ITAM crean puentes entre las necesidades y demandas reales de la empresa y las capacidades de cada herramienta y solución ya existente. Este aspecto esencial de las herramientas de ITAM evita la redundancia de las aplicaciones y ayuda a su organización a reubicar sus presupuestos en los lugares correctos.

Supervisa y organiza el inventario en tiempo real

Por otro lado y contrariamente al punto anterior, también ocurre que las empresas no actualizan su inventario real. Los riesgos y consecuencias obvios son que las empresas recurren a activos fantasmas (activos robados, vendidos, descatalogados o dañados) que afectan negativamente a sus operaciones.

Con respecto a los activos robados, el riesgo se reduce al mínimo al incorporar soluciones de ITAM, ya que rastrean y detectan movimientos inusuales en sus activos y activan las alarmas para evitar el robo.

Al utilizar las soluciones de ITAM, reduce a cero estos problemas, ya que eliminan automáticamente los activos fantasmas de sus registros y, en consecuencia, borran los datos inexactos de su inventario.

Mantenga el ritmo y compense la falta de calificaciones especiales

A medida que la tecnología evoluciona, exige nuevas cualificaciones para gestionar los cambios de forma adecuada. En consecuencia, surgen los siguientes desafíos: 1) el personal de TI debe actualizarse constantemente para mantenerse al día con ellos; 2) No todos los que trabajan en TI pueden permitirse o tienen tiempo para satisfacer tales demandas. Por estas razones, en el mercado hay pocas personas con perfiles completos para gestionar las nuevas tecnologías, lo que permite gestionar y asignar los presupuestos a la mayoría de las empresas que carecen de especialistas en TI de alto perfil.

Es importante tener en cuenta que las soluciones de ITAM no reemplazan a los recursos humanos, pero en realidad abren una ventana para oxigenar y compensar la falta de personal calificado para tomar decisiones informadas sobre casi todos los aspectos de la tecnología que afectan a sus presupuestos.

Además, las soluciones de ITAM ofrecen IA (inteligencia artificial) para responder y organizar automáticamente sus gastos según los objetivos de su empresa; lo que permite y capacita a su personal para tomar las decisiones, incluso si no tienen el perfil completo para tomar las decisiones correctas.

Reduzca los gastos de mantenimiento

Con respecto a este aspecto, las soluciones de ITAM ayudan al personal de TI a reducir los gastos porque realmente recopilan información real sobre la capacidad, las limitaciones y la esperanza de vida útil de cada activo. Esta información es particularmente útil a la hora de discriminar qué activos realmente requieren mantenimiento. Además, ayuda mucho a la hora de afrontar las migraciones, actualizar y evaluar el inventario para nuevos presupuestos.

Es prudente dar mantenimiento a activos específicos, pero es aún más prudente evitar exagerar. Es decir, si un activo se ha reparado dos veces en el mismo año fiscal, ¿gastaría más dinero en repararlo por tercera vez... o debería considerar la posibilidad de sustituirlo por uno nuevo?

Este sencillo ejemplo también cubre otro aspecto de las soluciones de ITAM: le ayudan a medir la gestión de riesgos relacionada con el uso de sus activos.

Además...

Las soluciones de ITAM le ayudan mucho a la hora de adquirir pólizas de seguro, arrendamientos y transacciones similares... y también son muy útiles para el cumplimiento.

Ahora que tiene una visión integral de las capacidades y ventajas que brindan las soluciones de ITAM, probablemente esté pensando en la opción para su empresa. Además, el número puede estar dando vueltas en tu cabeza.

Adquirir, adoptar y adaptar las herramientas del ITAM a su empresa es más fácil si cuenta con el asesoramiento de un experto. En GB Advisors, tenemos las mejores opciones de soluciones ITAM para sus requisitos especiales a los mejores precios.