5 cualidades esenciales que debe tener tu herramienta de Gestión de Servicios

Casi todas las actividades de la empresa, desde la toma de decisiones y la gestión de los problemas logísticos hasta la gestión de las relaciones con los clientes y la promoción de la mejora continua, deben ir acompañadas de la herramienta adecuada para que se lleven a cabo con éxito. En este contexto, una de las soluciones que se convierte en una necesidad para las empresas es la herramienta de gestión de servicios.

El progreso tecnológico ha contribuido al desarrollo de un mercado cada vez más competitivo con usuarios altamente exigentes. Esto ha llevado a las empresas a tener que integrar soluciones de software en casi todas las áreas de la organización. Sin embargo, no siempre es fácil elegir la solución más adecuada para la empresa, especialmente cuando se trata de un software para la gestión de servicios, que se puede utilizar para lograr diferentes objetivos dentro de la empresa.

Si desea que el proceso de selección de una herramienta de administración de servicios sea más rápido y eficiente, debe seguir leyendo. Le mostramos algunas cualidades indispensables que debe buscar en su solución de software para que pueda concentrarse mejor y seleccionar la más conveniente. Obtenga más información a continuación.

Los beneficios de tener una herramienta de gestión de servicios

Las herramientas de gestión de servicios tienen funcionalidades capaces de optimizar la organización de diferentes maneras. Algunas ventajas que puede brindar este tipo de software son:

• Garantiza la implementación de la inteligencia colectiva de datos (creación de una base de datos común).
• Ahorra tiempo y reduce costes.
• Promueve el desarrollo de una mayor proactividad.
• Mejora la calidad del servicio.
• Brinda la oportunidad de monitorear en tiempo real el desempeño empresarial.
• Ayuda a optimizar el proceso de mejora continua.
• Contribuye a reducir la necesidad de realizar tareas manuales, gracias a la automatización de las tareas.

¿Cuáles son las cualidades indispensables de una buena herramienta de gestión de servicios?

En ocasiones, a la hora de elegir cualquier producto tendemos a tomar decisiones basándonos exclusivamente en las características del producto, sin embargo, aunque esto es importante, hay algunos detalles que deberían tener igual o mayor relevancia a la hora de evaluar nuestras opciones. En el caso de la herramienta de gestión de servicios, algunas cualidades indispensables que debe tener son las siguientes:

#1 Capaz de satisfacer las necesidades específicas de la empresa

Los vendedores de software trabajan arduamente para crear soluciones capaces de satisfacer las necesidades de todo tipo de empresas, sin embargo, la verdad es que desarrollar un software único que se adapte a los objetivos particulares de cada negocio es casi imposible.

Teniendo esto en cuenta, al elegir una herramienta, primero debes determinar si tiene características que te permitan satisfacer las necesidades específicas de tu negocio. Para ello, primero debe establecer claramente los objetivos que desea cumplir con su herramienta.

Empieza por preguntarte: ¿Qué características debe tener mi software para ayudarme a lograr este objetivo? ¿Los beneficios serán mayores que la inversión que estoy dispuesto a realizar? Si comienzas tu proceso de selección basándote en el contexto particular de tu organización y sus necesidades, te será más fácil elegir una herramienta que represente un apoyo sólido en la ejecución de tus estrategias.

#2 Facilita el trabajo de todos los que lo utilizan

Otras características de un buen software de gestión son su facilidad de uso y su ergonomía. Esto significa que, a la hora de elegir una herramienta, lo ideal es seleccionar una que sea fácil de usar para todos, incluso para quienes no tienen conocimientos de informática.

¿De qué sirve tener un software de última generación si tu equipo pierde tiempo y esfuerzo intentando averiguar cómo funciona? Las mejores soluciones no son solo las más sofisticadas, sino también las más intuitivas. Una aplicación que requiere mucha formación previa no es práctica. Por eso es mejor adquirir una herramienta intuitiva y centralizada.

#3 Se integra bien con otras herramientas de TI

¿El nuevo software es capaz de integrarse correctamente en su ecosistema informático o lo obliga a modificar la infraestructura de sus sistemas?

Para que su herramienta le brinde la mayor eficiencia posible, debe poder funcionar bien con las demás soluciones de su entorno de TI.

El software debe permitir la importación y exportación de datos directamente desde o hacia otro software y, en general, debe poder «comunicarse bien» con las demás herramientas de la empresa.

#4 Puede evolucionar al mismo tiempo que la empresa

Todos los buenos planes de negocios persiguen el crecimiento de la empresa. La herramienta debe entonces poder adaptarse a ese crecimiento y ofrecer una escalabilidad real.

Una vez más, las necesidades de la organización representan un factor vital en la selección del software. Si su plan es expandir el negocio geográficamente, lo ideal es invertir en una solución capaz de operar en una red de múltiples sitios.

Mucho mejor si permite la centralización de todos los datos y el fácil acceso a estos datos en tiempo real, desde cualquier lugar de trabajo dentro de la empresa, pero también desde fuera, en línea y de forma segura.

#5 El proveedor es confiable

Por último, su herramienta debe estar respaldada por un proveedor de confianza. Deberían poder permanecer activos durante mucho tiempo y ofrecerte la oportunidad de recibir asistencia siempre que la necesites.

No dude en solicitar una versión demo del software (casi todas las casas de software tienen una) para probarlo en su empresa. Y no olvides buscar referencias de empresas del mismo sector que ya utilizan el software, ya que esto te permitirá deducir si la herramienta es realmente eficaz.

¿Quieres más ayuda para elegir la mejor herramienta de gestión de servicios para tu empresa? Póngase en contacto con nosotros. GB Advisors tiene para ti un catálogo de soluciones de alta tecnología y un equipo de profesionales dispuestos a ayudarte en tus proyectos de TI.