¿Alguna vez has escuchado sobre por qué es tan importante hacer seguimiento del tiempo en tus horas de trabajo?
Si la respuesta es no, sigue leyendo este artículo para que entiendas porqué hacer esto te ayudará a tener un mejor entendimiento de tus proyectos.
¿Cuántas veces nos encontramos completamente perdidos en nuestros propios proyectos? Probablemente más veces de lo que deberíamos, pero la pregunta importante aquí es ¿por qué sucede esto?
Bueno, la razón principal es que no hacemos un seguimiento del tiempo que pasamos trabajando en ese proyecto, ¡y deberíamos hacerlo!. El seguimiento del tiempo implica algunas de las áreas más importantes de tu negocio, pues te brinda una comprensión completa de tus proyectos.
Te permite saber si las cosas van por el camino correcto para alcanzar presupuestos y plazos, y si tu equipo está trabajando a un ritmo saludable.
Una gestión de proyectos efectiva consiste en organizar el tiempo y los recursos de manera inteligente para realizar el trabajo de manera eficiente; pero, ¿sabías que el seguimiento del tiempo puede ayudarte a mejorar el presupuesto de tu proyecto?
Cuando tienes control total sobre el tiempo dedicado a proyectos individuales, cambiarás para siempre la forma en que manejas el tiempo en tu empresa.
El seguimiento preciso del tiempo te permite hacer estimaciones y asegurarte de cumplirlas. Además, te dice exactamente cuánto tiempo queda en un momento dado y dónde subestimaste el proyecto.
Al realizar seguimiento de tu tiempo, podrás analizar y tener en cuenta los resultados para proyectos futuros. Sin seguimiento del tiempo, muchas empresas no se dan cuenta de que algunos de sus proyectos no son rentables.
Lo entendemos, administrar un negocio requiere el control de muchas cosas, y a veces parece demasiado, pero cuando usas una herramienta como Teamwork puedes conectar, colaborar y mantener tus proyectos en marcha.
Te presentamos Project Time Budget de Teamwork
Este feature te permite establecer un presupuesto de tiempo en un proyecto determinado, y luego usar el tiempo registrado en ese proyecto para calcular el presupuesto restante a lo largo del tiempo, lo que lleva a una mejor comprensión de la eficiencia, la utilización del tiempo y qué tan bien se está ejecutando un proyecto en general.
Con Project Time Budget, puedes:
- Calcular fácilmente cuánto tiempo necesitas para darle luz verde a un proyecto.
- Ver en tiempo real cómo se realiza el seguimiento del proyecto con respecto al tiempo asignado.
- Evitar tener que confiar en estimar el tiempo en cada tarea.
- Recibir alertas tempranas cuando se acaben las horas de retención del cliente.
Cada proyecto se compone de un cierto número de horas, y cada hora representa un costo, en función de cuánto pagas a tus empleados por hacer ese trabajo. Si deseas una mejor comprensión de tus proyectos, debes asegurarte de que el precio total que le estás cobrando al cliente sea mayor que el costo de tu empresa para completar ese proyecto.
La única forma de calcular tus costos es calcular cuántas horas tomó el proyecto. Por eso es tan importante el seguimiento del tiempo.
Con el seguimiento del tiempo, puedes ver si estás en camino de entrar por debajo del presupuesto mientras el proyecto aún está en marcha. También puedes ver si estás agotando las horas más rápido de lo que esperabas. Lo que te brinda la oportunidad de hablar con tus empleados y hacer los ajustes correctos antes de que el proyecto se descarrile.
La mejor manera de saber qué tan productivo puede ser tu equipo es haciendo un seguimiento del tiempo.
¿Todavía no estás seguro sobre el seguimiento del tiempo? Aquí te dejamos 5 formas en que puedes usar Project Time Budget:
1. Cotizaciones y propuestas
Podrás proporcionar a los clientes estimaciones mucho más precisas en términos de plazos. Mientras te aseguras de que tu equipo no tenga que gastar horas facturables adicionales en un proyecto determinado.
2. Gestión de retención
Puedes priorizar fácilmente en qué proyectos trabajar. Sin correr el riesgo de pasar una cantidad desproporcionada de tiempo en un proyecto sobre otro.
Con Project Time Budget, incluso puede configurar alertas proactivas para que te notifiquen cuando el tiempo presupuestado llegue al tope.
3. Planificación y estimación de proyectos.
Calcula rápidamente el presupuesto de tiempo de un proyecto utilizando la suma del tiempo estimado en las tareas existentes. Esto es realmente útil para proporcionarte (y a tus clientes) pronósticos más precisos y desarrollo de cronogramas.
4. Informes en tiempo real
Con Project Time Budget, los gerentes de proyecto pueden ver fácilmente qué proyectos tienen una cantidad desproporcionada de tiempo invertido en ellos o exceden el presupuesto de tiempo asignado. De esta manera pueden hacer las correcciones a tiempo y mover recursos donde sea necesario.
5. Informes retrospectivos
Al tener esta capa adicional de comprensión, le facilitas a tu equipo utilizar los aprendizajes de proyectos completos y exitosos a proyectos nuevos.
Teamwork es un paquete de software que funciona en conjunto para que el trabajo sea más eficiente. Gracias a sus potentes funciones como Project Time Budget, llevarás el rendimiento de tu equipo al siguiente nivel.
¿Quiere saber más sobre este software o cualquier otro producto? Contáctanos. En Gb Advisors estamos listos para ayudarte a encontrar las soluciones adecuadas para tus necesidades.
