El entorno en el que operan las empresas hoy en día se ha vuelto cada vez más competitivo y exigente. Como resultado, las organizaciones se han visto obligadas a implementar acciones que les permitan mejorar constantemente para destacarse y ofrecer el mejor servicio posible. En este contexto y especialmente centrado en el proceso de mejora continua de las empresas, nace el PDCA (Plan-Do-Check-Act).

El PDCA, también llamado Ciclo de Deming, no es más que una estrategia enfocada en ayudar a las empresas a lograr una verdadera cultura de excelencia, donde todos los procesos que las empresas ejecutan brinden el máximo beneficio. Siga leyendo y descubra todas las ventajas que este ciclo puede aportar a su organización.

¿Por qué la mejora continua?

La mejora continua es un servicio vital para garantizar la sostenibilidad de los sistemas de gestión y la mejora del rendimiento de cualquier negocio. Entendemos mucho mejor la necesidad de mejora continua dentro de una empresa si pensamos en la organización como una entidad dinámica, que está en constante movimiento y, por lo tanto, en permanente cambio.

En este caso, debido a esta transformación progresiva, la única alternativa para garantizar el éxito del negocio es convertir estos cambios en un proceso de evolución, en el que la organización se reinvente cada vez que sea necesario. Dado que este enfoque es tan importante, ¿qué pueden hacer las empresas para adoptarlo de manera efectiva?

El PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar): la estrategia ideal para lograr la mejora continua.

Antes de definir el PDCA, es interesante echar un vistazo a algunos detalles sobre su historia: el PDCA fue presentado al mundo por el experto en estadística William Edwards Deming. Deming mostró por primera vez este modelo de mejora continua al Comité Directivo de Keidanren en julio de 1950, quienes desde entonces empezaron a llamar al PDCA, el Ciclo de Deming. Sin embargo, la creación del ciclo en realidad se atribuye al matemático Shewhart.

El PDCA (Plan-Do-Check-Act) es una metodología que valora y busca crear una cultura de excelencia dentro de la empresa. Es un tipo de método de gestión interactivo que se utiliza tanto para el control como para la mejora continua de los productos, servicios y procesos en general. El método consiste en 4 pasos (de ahí su nombre) que las empresas deben seguir uno detrás de otro para crear un ciclo de eficiencia.

¿Por qué es tan eficaz?

Lo que hace que el PDCA sea poderoso es su enfoque sistemático y cíclico. Sistemático, porque los cuatro pasos se aplican uno tras otro, siempre en el mismo orden, sin saltarse ni pasar por alto ninguno de ellos. Cíclico, porque el relanzamiento constante del PDCA permite mejorar continuamente.

Planificar-Hacer-Verificar-Actuar

Como ya hemos dicho, esta metodología consta de 4 pasos:

• Planear
• Hacer
• Comprobar
• ley

Veamos más de cerca cada una de las etapas para entenderlas mejor:

Plan #1

Esta etapa inicial requiere un análisis en el que la empresa establezca sus necesidades y defina sus objetivos. A este análisis le sigue la planificación e implementación de los procesos y actividades necesarios para garantizar la satisfacción de los clientes y otras partes interesadas de la empresa, así como para garantizar la calidad de los productos y servicios.

En este contexto, es necesario:

• Identifique y formalice los problemas existentes.
• Estime los costos.
• Sensibilizar y movilizar a los miembros de la organización.
• Defina los indicadores clave de rendimiento para medir los resultados obtenidos.

#2 Hacer

Esta es la etapa en la que se ejecutan todos los planes establecidos en la fase anterior. La recopilación de datos también debe realizarse en esta etapa, aunque esta información solo se utiliza en etapas posteriores. Lo ideal es que la organización establezca un gerente de calidad que se asegure de que las partes interesadas comprendan e implementen el plan de acción de acuerdo con los procedimientos planificados.

#3 Comprobar

En esta etapa, se deben estudiar los resultados de las pruebas para ver si las soluciones se pueden generalizar. Esta es la fase crítica del enfoque de mejora continua, porque es en esta misma fase donde se puede evaluar la dificultad (o la simplicidad) de un procedimiento determinado. Normalmente, si las organizaciones practican bien este paso puede ayudarlas a controlar y establecer mejor sus previsiones. Además, independientemente de si los resultados son satisfactorios o no, la organización siempre tiene la oportunidad de capitalizar el conocimiento obtenido para añadirlo a su base de conocimientos.

Ley #4

Esta etapa consiste en corregir las fisuras, después de haber identificado todas las áreas que se pueden mejorar. Esto conducirá a la realización de un nuevo proyecto y, por lo tanto, a una nueva planificación. De esta forma, comenzará un nuevo ciclo. Es aquí donde las organizaciones pueden realmente empezar a lograr la cultura de la excelencia, mediante el empoderamiento de los procesos, las herramientas y los recursos en general.

El PCDA y el ITSM

El PDCA es una metodología aplicable a cualquier área o proceso de la empresa. En el caso de la ITSM, existen algunos marcos de referencia que incluyen la PCDA como parte principal para optimizar la prestación de servicios de las organizaciones. Entre ellos tenemos ITIL e ISO 9000. Algunas de las ventajas que el PDCA puede proporcionar para la gestión de servicios de TI son:

• Establecer una gobernanza de ITSM más sólida.
• Mejora de ITSM para mejorar su alineación con el negocio.
• Creación de una línea de visión clara para definir mejor las expectativas de los planes y proyectos.
• Mayor satisfacción del cliente.
• Promoción de una verdadera cultura de excelencia.

Aunque los pasos propuestos por el PDCA parecen sencillos, lo cierto es que el éxito de esta metodología radica en la promoción del compromiso y la comunicación fluida entre todas las partes interesadas. Recuerda que ningún plan o proyecto puede tener un éxito total sin la ayuda de las herramientas adecuadas. Así que trata de adquirir uno que realmente satisfaga las necesidades de tu negocio. Si no sabe por dónde empezar a buscar, le recomendamos que eche un vistazo a la solución ITSM de ServiceNow. Un software potente alineado con las mejores prácticas de ITIL, que le permitirá mejorar eficazmente los flujos de trabajo de su equipo de TI.

Si desea obtener más información sobre ServiceNow o cualquier otra solución de ITSM o ITSec, no dude en ponerse en contacto con nosotros. En GB Advisors, nuestra principal motivación es ayudar a nuestros clientes a lograr una cultura de excelencia de la mano de las mejores herramientas en el área de la gestión de servicios de TI y de ITSec.