Partes interesadas: 5 consejos para gestionar su participación en el proyecto ITIL
La implementación de la administración de servicios de TI basada en ITIL requiere la coordinación efectiva de muchos elementos para garantizar una implementación exitosa. Sin embargo, al abordar la ITSM, muchas organizaciones suelen centrarse únicamente en ciertos factores que consideran relevantes, como el uso de la tecnología adecuada o el establecimiento de procesos eficientes. Como resultado, a menudo se resta importancia al componente humano, es decir, a las partes interesadas.
Este elemento representa un elemento vital para lograr el éxito de cualquier proyecto de su empresa. Obtenga más información sobre su valor para el negocio y conozca algunas estrategias para administrarlos de manera eficiente con el siguiente artículo.
¿Qué queremos decir exactamente con partes interesadas?
Las partes interesadas es un término que se usa comúnmente en el mundo de ITIL y hace referencia a todas aquellas personas que están interesadas en una organización, un proyecto o servicios de TI y que les afectan directa o indirectamente. Estas personas son vitales para lograr los objetivos de la empresa porque son las que llevan a cabo los procesos principales y las que proporcionan los recursos para garantizar la continuidad del negocio.
Las partes interesadas pueden clasificarse en dos grupos principales:
- Interno: Este grupo incluye inversores, empleados, gerentes y equipos que llevan a cabo su trabajo dentro de la organización.
- Externo: Se refiere a aquellos grupos de interés que no pertenecen a la empresa, pero que influyen en ella. Estos incluyen, por ejemplo, a los clientes y proveedores.
¿Cuál es la relevancia de las partes interesadas?
Ninguna organización puede prescindir de sus partes interesadas simplemente porque son responsables directa e indirectamente de la prestación de los servicios. Algunas funciones vitales que las partes interesadas desempeñan en las organizaciones incluyen:
- Establecimiento de objetivos y estrategias: El conocimiento y las habilidades de las partes interesadas de su empresa son necesarios para la definición de objetivos alineados con las necesidades comerciales.
- Implementación del proyecto: Independientemente del tipo de tecnología que implemente en su organización, la implementación de los procesos y las tareas, así como la prestación de servicios, siempre dependerán del trabajo eficiente de las partes interesadas.
- Garantía de mejora continua: Mediante el monitoreo y la evaluación constantes de los procesos, las partes interesadas pueden garantizar la mejora continua del servicio ofrecido por la organización.
¿Cuáles son las ventajas de establecer una buena estrategia de gestión de las partes interesadas?
- Eliminación de silos.
- Disminución de los plazos de los proyectos.
- Mayor satisfacción de los usuarios.
- Creación de un compromiso más sólido entre las partes interesadas y la organización.
5 consejos para gestionar con éxito la participación de las partes interesadas en la organización:
#1 Identifícalos
La gestión satisfactoria de la participación de las partes interesadas debe incluir la identificación de las partes interesadas, que se logra de manera eficiente mediante un análisis.
El análisis de las partes interesadas es una estrategia que está estrechamente vinculada a la gestión del cambio y la gestión de riesgos; y cuyo objetivo es identificar a las partes interesadas de la organización para comprender sus funciones y expectativas; y establecer su grado de importancia para la empresa. Le recomendamos que realice este análisis al principio de la implementación de ITIL, de modo que todos los riesgos y las comunicaciones necesarios puedan incluirse en el plan del proyecto.
#2 Haz un plan
Una vez que identifique a las partes interesadas, es recomendable hacer un plan en el que defina las estrategias relacionadas con las partes interesadas que tienen el mayor impacto en la organización. Esta estrategia debe promover la aceptación del cambio cultural que aporta ITIL y mostrar los beneficios que la implementación aportará a la empresa.
#3 Traducir
Es importante que tengas en cuenta que las partes interesadas pertenecen a diferentes áreas de la organización y, por lo tanto, es posible que no entiendan tu mensaje de la misma manera. Tu trabajo, entonces, consiste en transmitir la información con claridad; siempre tratando de mostrar los beneficios de ITIL para cada departamento específico. Lo ideal es establecer canales de comunicación que sean realmente efectivos, así como un cronograma que defina un intercambio regular de información.
#4 Minimiza la distancia a la potencia
Normalmente, las empresas establecen relaciones jerárquicas en sus asignaciones de funciones. Si bien es cierto que esta estrategia permite una mejor gestión de las funciones que cada individuo cumple en la organización, también es cierto que contribuye a crear silos que obstruyen la comunicación, sobre todo gracias a la distancia al poder.
Este término hace referencia a la separación que existe a nivel comunicacional, entre las figuras de poder y sus subordinados. Cuanto más corto sea en su organización, más fácil será mejorar el flujo de información y trabajo. No se trata de disminuir la autoridad de los líderes de la empresa, sino de crear un entorno en el que todos puedan expresar sus preocupaciones e ideas libremente.
#5 Aplica la secuencia motivada de Monroe
Por último, para convencer con éxito a las partes interesadas de los beneficios de implementar ITIL, le recomendamos que aplique una secuencia que le permita persuadirlas de manera efectiva. Podemos dividir esta secuencia en las siguientes etapas:
- Atención: Llame la atención de las partes interesadas con argumentos sólidos.
- Necesidad: Evidencia de la necesidad de su empresa de implementar ITIL.
- Satisfacción: Explique a las partes interesadas cómo el proyecto ITIL puede contribuir a lograr los objetivos empresariales para brindar una verdadera satisfacción a los usuarios y clientes.
- Visualice: Señale los escenarios positivos que podrían derivarse de la implementación de ITIL.
- Acción: Hágales saber el papel y la importancia de cada uno de ellos a la hora de agregar valor al negocio, y deje en claro sus expectativas con respecto a su desempeño y su grado de compromiso con el proyecto.
Nunca olvides que el potencial humano de tu empresa representa el recurso más valioso; trata de proporcionarles las herramientas adecuadas para que puedan ofrecer lo mejor de sí mismos.
Confíe en GB Advisors para proporcionarle esas herramientas. Más que soluciones de software, tenemos para usted un servicio integral, enfocado a ayudarlo a alcanzar todos los objetivos de su negocio. Póngase en contacto con nosotros para obtener más información sobre las mejores herramientas de ITSM basadas en ITIL.
