Explicar la gestión de instalaciones (FM) es más fácil si la vemos a nivel mundial con un ejemplo. Supongamos que abre un negocio en una oficina modesta. Solo tiene unos pocos dispositivos con los que trabajar y, si tiene el talento suficiente, puede darles el mantenimiento adecuado usted mismo. Además, siempre puedes rescatar esa escoba de la esquina y hacer tus movimientos con un trapeador después de cerrar con el fin de ahorrar algo de dinero.

Pero entonces, su negocio comienza a crecer. Pronto, te convertiste en un experto en todo y, al final de cada día, tu entusiasmo inicial comienza a desvanecerse... y esa escoba ya no representa una fuente de ahorro. Por primera vez, te das cuenta de que necesitas contratar a alguien de tu confianza para que se encargue de eso por ti.

Además, tienes que ocuparte de los consumibles, la compra de suministros y productos de oficina y la elaboración de presupuestos para cumplir adecuadamente con todos tus compromisos. Además, a medida que entra y sale más gente de tu oficina, necesitas contar con los mejores protocolos de seguridad, autorizaciones y personal para gestionar este problema.

Con el paso de los días, pronto te das cuenta de que este modesto negocio de alguna manera no cabe en esa pequeña oficina que solías barrer todos los días. Su empresa ha crecido tanto que necesita trasladarla a una instalación más grande. En la medida en que esta idea sale a la luz y madura, te das cuenta de que este proceso va más allá de los esfuerzos físicos: también incluye repensar lo que has estado haciendo y evaluar si tus planes originales se ajustan a las nuevas dimensiones de tu empresa.

De repente, te encuentras cara a cara con la logística y los gastos que van desde contratar servicios y personas para empacar todo lo que tenías, trasladarlos de un lugar a otro; para dar la mejor distribución a tus muebles y equipos. Además, hay que tener en cuenta la necesidad de contratar nuevo personal, con sus correspondientes presupuestos anuales e inversiones en nuevos equipos de oficina.

En resumen, debe mantener el ritmo de crecimiento de su empresa con sus presupuestos y recursos humanos; y este proceso implica una visión integral de todo lo que ocurre en su oficina. Y probablemente -solo probablemente-, no seas el mejor candidato para manejar toda esa información.

Por lo tanto, de este ejemplo, deducimos que:

1. La gestión de instalaciones es una integración de procesos interdisciplinarios aplicados a la gestión de edificios. Esta integración mejora la prestación y el despliegue de los servicios con un funcionamiento eficaz de los equipos de oficina.
2. Desarrolla patrones para racionalizar y optimizar el uso de los recursos internos y externos.
3. Regula la labor de mantenimiento integral (desde la limpieza diaria hasta la gestión de residuos); el mantenimiento preventivo (control de plagas y alimañas, sistemas de control de incendios y planes de contingencia); las reubicaciones; la administración del correo y otros sistemas, como ascensores, escaleras mecánicas, cableado telefónico, estacionamientos, etc.
4. Combina los recursos humanos, los espacios y la tecnología para gestionar el ciclo de vida de los edificios.

Sin embargo, la gestión de instalaciones también necesita una estructura lógica para funcionar correctamente. Vamos a ver cómo funciona.

Software para la gestión de instalaciones y el modelado de información de edificios

En cuanto al uso de la tecnología para la gestión de instalaciones, existen muchos programas que ayudan a los administradores de instalaciones a gestionar su trabajo. Según el Comité Nacional de Estándares BIM (NBIMS) de EE. UU., BIM (Modelado de información de construcción):

(...) representan información de edificios integrada horizontalmente recopilada y aplicada a lo largo de todo el ciclo de vida de la instalación, preservada e intercambiada de manera eficiente mediante el uso de tecnología abierta e interoperable para el modelado empresarial, funcional y físico, el soporte de procesos y las operaciones.

En otras palabras, los BIM son herramientas informáticas para la administración de instalaciones que sirven como planos para ofrecer una visión integral de la distribución física de cada edificio. Este plano ofrece una distribución 3D entre el uso del espacio y las operaciones.

Es bueno mencionar que la mayoría de los administradores de instalaciones utilizan CAD (Computing Aided Design) como sinónimo de BIM. Sin embargo, no significan lo mismo, ya que el CAD suele dedicarse a dibujar elementos; mientras que el BIM implica modelar en 3D. Además, el BIM también tiene en cuenta el ciclo de vida del proyecto, entre otras funciones.

Sin embargo, los programas CAD y BIM comprenden la infraestructura física de los edificios y su operatividad; mientras que las soluciones para la gestión de instalaciones tienen enfoques globales de estándares de gestión con el propósito de:

• Controlar y reducir los costos operativos.
• Liberar recursos humanos y financieros adicionales.
• Mejorar la eficiencia de las soluciones.
• Añadir recursos de subcontratación.

Las nuevas tecnologías han dado a la gestión de instalaciones el mejor canal para organizar y controlar la información, lo que, en consecuencia, mejora el tiempo y los recursos al tiempo que integra los capitales humanos clave.

Entonces, el software para la gestión de instalaciones es un conjunto de procesos y funciones pensados para organizar, prevenir y satisfacer las necesidades especiales del usuario como cliente interno de dichos servicios.

El valor añadido de la gestión de instalaciones (y de los administradores de instalaciones)

En el pasado, la gestión de las instalaciones era gestionada manualmente por los directores de operaciones. En su concepción más conservadora, los directores de operaciones solían recorrer los edificios y construcciones para tomar nota de las inspecciones; detectaban y describían los posibles problemas con el fin de evitar que repercutieran en la empresa.

Pero como todo ha cambiado con la llegada de las nuevas tecnologías, su trabajo se ha ampliado y mejorado al incorporar ámbitos más amplios; como por ejemplo, la gestión de contratos y otras funciones relacionadas con los recursos humanos. También cubren la ejecución de los presupuestos con herramientas automatizadas y poderosas que ayudan mucho a administrar las operaciones de manera adecuada.

Luego, el Facility Manager debe replantearse la forma en que la empresa ofrece productos y servicios a los mejores precios, pero siempre teniendo en cuenta la relación precio/rendimiento.

Además, los gerentes de instalaciones suelen trabajar desde la sombra, ya que garantizan que todo funcione correctamente, de modo que las personas no se dan cuenta del valor de su trabajo... hasta que algo sale mal.

Además, y según el tamaño de su empresa, necesitará más de un Facility Management. Por lo tanto, reproducir los mejores resultados con uniformidad y los mismos criterios se hace más complicado... especialmente si tenemos que ceñirnos a los presupuestos.

Gestión de instalaciones y presupuestos

Cada decisión que toman los gerentes de instalaciones afecta al presupuesto del departamento; y este efecto se extiende a toda la empresa. Desde el personal hasta la tecnología, los procesos y productos regulatorios contribuyen a influir en los presupuestos.

Bajo estos términos, es fácil imaginar a los gerentes de las instalaciones pensando constantemente en números... y sin tener en cuenta el punto principal de los presupuestos: organizar los gastos a lo largo. Entonces, el enfoque correcto para sacar el máximo provecho de los presupuestos relacionados con la gestión de instalaciones es plantearse la cuestión principal de ¿Cuál es la mejor estrategia a largo plazo para la gestión del presupuesto?

En este sentido, los expertos ofrecen diferentes enfoques para el proceso de elaboración de presupuestos efectivos. Y aquí hay algunas premisas para lograr tal objetivo:

• Separe los presupuestos de capital de los presupuestos operativos.
• Pregunte a sus supervisores cuáles son los recursos más demandados bajo su supervisión.
• Detecte y verifique los registros de los registros financieros.
• Establezca alianzas estratégicas entre los supervisores de las tiendas y los equipos de administración de las instalaciones.
• Planifique sus presupuestos con antelación. No espere terminar su año fiscal para empezar a hacerlo.
• Sigue el dinero. Crea y mantén el control de tus gastos e inversiones.
• Discuta y presente presupuestos para cualquier cosa.
• Dé espacio a los planes de contingencia y detecte dónde puede reducir sus gastos en caso de depresiones financieras.
• Priorice los equipos y edificios en uso.
• Delimite las respuestas para la solución de problemas en términos de tiempo y dinero.
• Sea paciente y pida ayuda para aprender a leer e interpretar la información del presupuesto.