¿Cómo puede una suite de productividad aumentar la eficiencia de su equipo?
Me gustaría que pensaras en la cantidad de tareas que tienes que realizar en tu jornada laboral. ¿Cuántas son repetitivas? ¿Cuántas puedes hacer más rápido gracias a una aplicación?
Las actividades de los miembros de la empresa suelen subdividirse en pequeñas tareas, que aunque sencillas pueden resultar pesadas. Por suerte, la tecnología nos ha proporcionado una enorme variedad de herramientas que nos permiten realizar nuestras tareas diarias con mayor facilidad.
Sin embargo, existe un problema que estas aplicaciones no han podido resolver por sí solas: los silos. ¿Cuántas veces has utilizado varias aplicaciones a la vez y, mientras pasabas de una aplicación a otra, te has dado cuenta de que has perdido mucho tiempo e incluso has perdido el hilo conductor de lo que estabas haciendo?
Tanta distracción seguramente te ha hecho querer encontrar todas las herramientas que necesitas en un solo lugar. Pues no tienes que esperar más, la Productivity Suite ha venido al rescate.
Este paquete de aplicaciones puede hacer grandes cosas para mejorar la eficacia de los equipos de trabajo. Si estás interesado en aprender más sobre sus ventajas, no te pierdas este artículo que tenemos para ti hoy.
¿Qué es una suite de productividad?
Una suite de productividad es un ecosistema compuesto por aplicaciones y servicios para diferentes usos. El concepto de una «colección de aplicaciones para la productividad» no es nada nuevo; de hecho, desde hace varios años, muchos de nosotros hemos estado utilizando el paquete de Microsoft Office para la generación de documentos, gráficos, hojas de cálculo y presentaciones.
Sin embargo, además de ofrecer paquetes de Office, las suites actuales ofrecen funcionalidades que van mucho más allá. De hecho, una de sus mayores ventajas es que reúnen en una sola suscripción una amplia variedad de aplicaciones diseñadas para promover la productividad de los empleados, mejorar la colaboración de los empleados y mantener la seguridad de los datos corporativos.
El objetivo principal de este tipo de servicio es proporcionar a las empresas un acceso centralizado a todas las soluciones que necesitan para satisfacer las necesidades del talento humano y optimizar sus flujos de trabajo.
¿Cuáles son las características básicas de una suite de productividad?
Según el proveedor o la licencia que contratemos, las herramientas y el alcance de la suite pueden variar significativamente. Sin embargo, hay algunas características básicas que todas ellas suelen compartir:
- Almacenamiento en la nube, con espacio compartido para la colaboración y una gran cantidad de espacio de almacenamiento personal para cada cuenta de usuario.
- Compatibilidad con los productos de software de escritorio más populares para facilitar la importación y exportación de archivos.
- Sistemas de gestión de tareas para asignar, priorizar y realizar un seguimiento de las tareas.
- Servicio de correo electrónico (algunas suites ofrecen un dominio personalizable) y un calendario compartido.
- Aplicaciones de Office para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
- Funciones de seguridad avanzadas (como la autenticación de dos factores).
- Herramientas de comunicación empresarial, incluido software para mensajería, reuniones en línea y videoconferencias.
¿Cómo puede una suite de productividad aumentar la eficiencia de su equipo?
Ahora, vayamos al punto que te ha traído hasta aquí. ¿Qué puede hacer este tipo de paquete para ayudarlo a optimizar la eficiencia de su equipo?
Hay muchas maneras en las que una suite de productividad puede mejorar la forma en que trabajan los miembros de su empresa. Echemos un vistazo a algunas de ellas:
Control centralizado
La Suite de Productividad, más que ofrecer herramientas, proporciona soluciones reales a los desafíos empresariales reales. Como decíamos al principio, los silos entre aplicaciones pueden obstaculizar seriamente el trabajo de los empleados, por lo que encontrar un recurso que centralice todo es vital a la hora de aumentar la eficiencia.
Esto es lo mejor de Productivity Suite. Todas sus herramientas se pueden supervisar a través de una única consola. Además, estas soluciones están diseñadas para interactuar y trabajar juntas y, gracias al modo de suscripción, están siempre actualizadas, lo que ayuda a garantizar su seguridad y buen funcionamiento.
Movilidad
Una de las mayores necesidades de los empleados de hoy en día es la movilidad. Hay miembros de la empresa que necesitan moverse constantemente. En este contexto, ¿cómo podemos garantizar que algo tan importante como la comunicación fluya con sencillez a la hora de llevar a cabo un proyecto?
Fácil, con los recursos adecuados. Gracias a sus herramientas de colaboración y a las ventajas de trabajar en la nube, la Productivity Suite permite a los empleados acceder a sus mensajes, documentos, contactos y calendarios desde prácticamente cualquier ordenador o dispositivo móvil.
No importa cuándo o dónde, los profesionales de la organización pueden ser productivos y trabajar en total colaboración gracias a este paquete de servicios.
Simplicidad
Lograr que todos los miembros de la empresa se adapten a los nuevos cambios es otro desafío importante al que se enfrentan las organizaciones. Afortunadamente, con una suite de productividad, no tendrá que preocuparse de que sus empleados tengan problemas para adaptarse y aprender a usar sus nuevas aplicaciones.
Este paquete suele tener herramientas muy intuitivas, por lo que puedes empezar a aprovechar sus funciones desde el primer día.
No tendrá que preocuparse por gastar tiempo y dinero en la implementación y el mantenimiento de un sistema de información muy complejo. Con una suite de productividad, tendrá una alta disponibilidad y confiabilidad sin los costos asociados.
En conclusión, se invierte menos tiempo en procesos técnicos complejos y se centra más en aumentar la eficiencia.
Algunos criterios que puede utilizar para elegir su suite de productividad
- Aplicaciones adaptadas a sus necesidades: la suite debe proporcionarle herramientas que sean realmente útiles para su empresa. Analiza con detenimiento los objetivos que quieres alcanzar antes de decantarte por uno u otro.
- La capacidad del proveedor para mejorar su suite: recuerda que no solo quieres herramientas que sean buenas ahora, sino que también evolucionen y se adapten a las necesidades futuras.
- Escalabilidad: su suite debería poder crecer con usted. Elija una que le ofrezca una licencia adaptada a sus necesidades, pero también la opción de adquirir más beneficios si la necesita.
- Almacenamiento: ¿Quieres almacenamiento ilimitado o crees que no es necesario? Antes de decidirte, ten en cuenta el volumen de datos que vas a gestionar.
- Seguridad: no guarde ningún paquete que no ofrezca al menos autenticación en varios entornos, protección contra ataques externos, copias de seguridad y protección de datos.
¿Qué estás esperando? Colabore más y mejor con las herramientas adecuadas.
Si aún no sabe qué paquete de colaboración y productividad elegir, no se preocupe. Póngase en contacto con nosotros y reciba un asesoramiento integral para que pueda tomar la mejor decisión y simplemente implementar su solución en su empresa. En GB Advisors contamos con las mejores herramientas y un equipo de profesionales dispuestos a ayudarlo a optimizar al máximo su entorno de TI.
