Automatización de procesos empresariales: una visión positiva de los proyectos para la expansión de sus operaciones
Las transiciones son una parte inherente del crecimiento de cada empresa. En este sentido, las soluciones automatizadas ayudan a gestionar el cambio en términos de la administración de los recursos y activos tecnológicos. Sin embargo, muchas empresas aún se muestran reacias a abrirse al cambio y adoptar la automatización de los procesos empresariales como parte de su estrategia para expandir sus operaciones.
Luego, echemos un vistazo a las razones detrás de tal resistencia y unámonos a nosotros para descubrir la contribución de la automatización de los procesos empresariales para hacer de la gestión del cambio un aliado hacia la expansión.
¿Por qué las empresas suelen tener tantas dificultades para implementar la automatización de los procesos empresariales?
Entre las razones por las que a las empresas les resulta tan difícil implementar la automatización de los procesos de negocio contamos con la falta de proyección a largo plazo.
En este orden de ideas, muchas empresas no se perciben a sí mismas como agentes de cambio permanente; y es fácil detectar por qué: los marcos legales generalmente cambian de una región a otra y, como medida general, tienden a restringir la definición de empresa por tamaño y alcance según el volumen de ventas, los impuestos pagaderos, el número de personas empleadas e incluso la infraestructura y las plataformas tecnológicas.
En otras palabras, existe una poderosa combinación de rigidez e inestabilidad en los marcos jurídicos en los que se insertan las empresas en general. Esta combinación termina por tener un impacto negativo en los presupuestos y en los recursos humanos.
En este escenario, no es sorprendente que la automatización de los procesos empresariales represente una tarea ardua para muchos gerentes. Sin embargo, hay formas de implementarlas según la realidad de cada empresa, y pueden resultar bastante sencillas. Vamos a ver cómo.
¿Cuáles son los principios de la automatización de los procesos empresariales?
Cada empleado de la empresa desempeña un papel que, idealmente, debería estar bien definido. Entre sus tareas y actividades, siempre hay unas cuantas que invariablemente se repiten en el tiempo.
Esas tareas repetitivas son perfectas para programarlas y automatizarlas a fin de permitir que sus empleados se dediquen a tareas más importantes. Este principio básico es la base de la automatización de los procesos empresariales.
Automatización de procesos empresariales
Más allá de este principio básico, ¿qué tipos de procesos tenemos realmente? Son 5:
1. Procesos documentales
Esta es la empresa que los emprendedores conciben utópicamente en sus mentes al iniciar sus operaciones.
Puede encontrar pruebas de dicha empresa en todos los documentos relacionados con su fundación (memorandos, correos electrónicos, actas de reuniones, estatutos, etc.). Estos documentos, ya sean formales o informales, muestran las líneas generales de los procesos ideales a los que aspiran los emprendedores al iniciar sus operaciones.
Sin embargo, siempre hay un desfase entre los procesos documentales y los procesos empresariales reales.
2. Procesos reales
Principalmente por razones operativas, los procesos documentales y los procesos reales suelen mantener ciertas distancias. Cada empresa tiene su propia dinámica y fluye de forma natural bajo sus propias reglas, que casi nunca siguen las directrices de los procesos documentales.
Como persona de negocios, necesita conocer todo el alcance de sus escenarios ideales y sus escenarios reales para lograr la automatización de procesos. En otras palabras, identificar los procesos reales de su empresa es la fase de observación que necesita para establecer pautas realistas de mejora e iniciar el proceso de gestión del cambio.
3. Procesos óptimos
A la hora de definir los puestos de trabajo, el personal finalmente elegido para cubrirlos suele ser experto en sus áreas; o al menos, suelen saber qué hacer mejor que los directivos; el personal a cargo de Recursos Humanos; e incluso más que los propios socios fundadores.
Esta posición privilegiada brinda un conocimiento claro sobre lo que cada departamento necesita mejorar; y estos aspectos rara vez son los indicadores reales de la gestión del cambio.
Sin embargo, esta posición privilegiada debe responder a estructuras específicas para eliminar la burocracia y la duplicación. Este acoplamiento es lo que conocemos como procesos óptimos.
4. Procesos deseables
Además, los procesos documentales no suelen guardar una relación total con los procesos empresariales reales; los procesos empresariales óptimos y deseables no siempre van de la mano.
Entonces, esto es lo que sucede: cada organización tiene procesos comerciales óptimos que siempre están sujetos a las exigencias de las demandas reales del mercado al que necesita integrarse y adaptarse.
5. Procesos alcanzables
A continuación, estos son los procesos reales y palpables que, en última instancia, resultan de todas las variables descritas anteriormente. Por razones relacionadas con la matriz DAFO de cada empresa del mercado y sus regulaciones, los procesos evolucionan hacia metas alcanzables que siempre mantienen las diferencias entre los procesos ideales, imaginarios, óptimos y deseables.
La automatización de los procesos empresariales exige la incorporación de sistemas heredados. La integración es la base sobre la que se produce el cambio.
Otros aspectos necesarios para lograr la automatización de los procesos empresariales
- Enfoque
No habrá automatización sin una base de conocimientos centrada en el modelo de negocio real. Esto implica definir y documentar los puestos de trabajo; el alcance y los límites de sus funciones; y los permisos y restricciones asociados a su puesto. Con ellos, detectará qué tareas puede relegar a la automatización.
- Monitorización
Al evitar las tareas repetitivas, el personal se centra automáticamente en las tareas productivas. Sin embargo, todas ellas necesitan la validación y la liberación de la carga de trabajo para optimizar las operaciones de flujo.
- Evaluación
Hay tareas cuya prioridad simplemente cambia en la medida en que los proyectos avanzan hacia su conclusión. Del mismo modo, las tareas y actividades pueden adoptar nuevos ámbitos que abran la puerta al análisis, la comparación, la medición y el logro de los objetivos con miras a la gestión del cambio.
- Integración
La automatización de los procesos empresariales exige la incorporación de sistemas heredados. La integración es la base sobre la que se produce el cambio.
¿Qué logramos al implementar la automatización de procesos empresariales?
Con la automatización de procesos empresariales logramos una mayor visibilidad en el mercado; competitividad y reducir los gastos operativos; mejorar la calidad de nuestros productos y/o servicios; aumentar la productividad; uniformidad de los procesos y mejora continua.
En resumen, la automatización de los procesos empresariales es un proyecto multifactorial. Al principio es un proyecto empresarial; en segundo lugar, es un proyecto tecnológico que finalmente impacto en los recursos humanos.
En resumen, la automatización de los procesos empresariales se refiere a la racionalización y optimización de los procesos clave que ayudan a las empresas a reducir los costos mediante la integración de soluciones tecnológicas.
Si aún tiene dudas sobre cómo traducir la automatización de procesos empresariales y la gestión de proyectos hacia la expansión, póngase en contacto con nosotros. Contamos con personal experto esperando su llamada para conocer las necesidades específicas de su empresa en su camino hacia el éxito.
