5 consejos para que tus reuniones sean breves
El tiempo es algo valioso. Vivimos en la era de lo inmediato: lo queremos todo ahora y no tenemos ni un segundo que esperar o perder. Por ejemplo, las reuniones tienen el precedente de considerarse una pérdida de tiempo y, aunque no siempre es así, lamentablemente su imagen negativa se debe a una mala gestión del tiempo y el orden.
La mayoría de las personas no saben cómo llevar un registro eficiente de su tiempo personal: se levantan tarde, no tienen tiempo para desayunar, se apresuran a ir a la oficina, tienen muchos correos electrónicos y tareas por hacer, permanecen horas extra en el trabajo, apenas hay tiempo para descansar y la lista es interminable.
¿Te suena familiar?
Entonces, si no podemos gestionar nuestro propio tiempo, ¿cómo podemos gestionar el tiempo de nuestras reuniones de trabajo?
Bueno, hay algunas cosas que podemos hacer para mantener las reuniones de trabajo breves y productivas, y las compartimos con ustedes en este artículo.
1. Ten un tiempo estimado para cada reunión y cúmplelo
A nadie le gustan las reuniones, pero las reuniones largas son lo peor. Creo que todos podemos compartir la experiencia de ir a una reunión sin fin, simplemente viendo pasar el tiempo y preguntándonos cuándo terminará. ¿Sabes por qué sucede eso? Porque no hay un tiempo o un cronograma estimados a seguir.
Muy a menudo la gente asume que una reunión larga es la solución a muchos problemas de trabajo, pero no es así en absoluto. En algún momento, las personas comienzan a sentirse agotadas y dejan de procesar toda la información. Porque, ¿adivina qué? Hay mucha información durante esas largas reuniones. Por eso es tan importante tener un tiempo estimado y tratar de no mantenerlo durante más de una hora.
El cronograma es otra cosa a tener en cuenta: no intentes tratar diferentes temas al mismo tiempo. Mantén las cosas organizadas: aborda un tema a la vez y, por favor, nunca celebres reuniones un viernes a las 4:00 p. m.
2. Las reuniones frecuentes son lo mejor
No estamos diciendo que deba reunirse con sus empleados a diario, pero ¿qué pasa semanalmente? Tener una reunión una vez a la semana brinda tiempo suficiente para comprobar el progreso y discutir nuevas ideas. Al convertir las reuniones en algo habitual, tus equipos trabajarán con antelación, no los tomarás por sorpresa y se generará un entorno de trabajo más integrado en tu empresa.
Sus empleados deben sentirse lo suficientemente cómodos como para comunicar todo lo que necesitan. Con reuniones frecuentes, prepararás la ocasión perfecta para ello.
Los empleados prefieren tener reuniones frecuentes pero breves, en lugar de reuniones más largas una vez al mes.
3. Sepa cómo finalizar sus reuniones
Vale, ya te hemos hablado de que tus reuniones sean breves y frecuentes, pero ¿sabes cómo terminarlas? Sí, hay una forma muy eficaz de terminar las reuniones y es con un plan de acción.
Incluso cuando nuestras reuniones son breves, es muy habitual que no tengamos un plan de acción, y muchos empleados pueden sentirse un poco perdidos o con muchas preguntas. Si celebramos una reunión es porque estamos discutiendo algo importante, por lo que no basta con hablar del tema y dejarlo ahí.
Necesitas un plan con acciones e indicaciones: lo que viene después, quién va a trabajar con quién, los plazos y más. De esta forma, también enseñarás a tus empleados a anticiparse al salir de la reunión sabiendo exactamente qué hacer a continuación.
El seguimiento de sus reuniones es tan importante como el seguimiento de sus clientes.
4. Toma notas
Se trata de una habilidad esencial. No estamos diciendo que debas tomar nota de cada palabra que digas, pero definitivamente necesitas anotar lo más destacado. Lamentablemente, no todas las personas saben cómo tomar notas de las reuniones, por lo que puedes implementar el envío de un minuto una vez finalizada la reunión. La mejor manera de hacerlo es, por supuesto, ser breve: con unos pocos párrafos o viñetas es más que suficiente, de esta manera te asegurarás de que la gente lo lea.
5. Revisa tu lista de asistentes
Esto es muy importante porque tener a las personas adecuadas o incorrectas puede mejorar o reducir la eficacia de la reunión. A veces es incluso mejor cancelar si una persona clave no puede asistir. Otro error común es tener personas que no necesitan estar presentes. Asegúrese de que todos los asistentes tengan un propósito que cumplir.
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