Ya sea en el empleo o en nuestra vida personal, el trabajo colaborativo suele ser difícil de lograr. Podemos tener grandes esperanzas en lo que podemos alcanzar colectivamente, pero la mayoría de las veces las cosas no salen de acuerdo al plan.
Pero, ¿a qué se debe esto? ¿Por qué algunos equipos de TI fracasan cuando trabajan en conjunto? Para responder a estas preguntas, en esta entrada del blog, analizaremos algunos de los problemas que dificultan el trabajo en equipo y te daremos algunos tips para superar estos desafíos.
¿Por qué es importante el trabajo colaborativo?
El trabajo colaborativo es una estrategia que ofrece grandes ventajas a los equipos de TI. Hoy en día, podría considerarse fundamental para que cualquier servicio técnico funcione de manera asertiva, ya que facilita el aporte continuo de los agentes.
Además, te ofrece los siguientes beneficios:
Intercambio de ideas: Si pasas mucho tiempo tratando de resolver un problema, es muy probable que llegues a un punto en donde te quedes sin respuestas. El trabajo colaborativo permite analizar diferentes puntos de vista para superar los obstáculos que enfrentas en cada proyecto y avanzar rápidamente hacia la meta.
Incrementa la productividad: Para que el trabajo en equipo tenga éxito, todos los agentes deben esforzarse por cumplir sus tareas en tiempo y forma. Esto no solo mejora el sentido de responsabilidad, sino también incrementa la productividad de todo el equipo.
Ganas más conocimientos: El objetivo principal del trabajo colaborativo es aprender de todo el equipo, no solo en conocimientos técnicos, sino también en opiniones e ideales. Todo esto te ayudará a mejorar tus propias habilidades, al mismo tiempo que contribuyes con el éxito de tus proyectos.
Reducen los errores: Es normal que ocurran errores al momento de gestionar un proyecto, sin embargo, si hay más personas encargadas de una tarea, será más fácil detectar cualquier posible error o falla.
¿Qué retos presenta el trabajo colaborativo?
Conflicto de egos
Los egos, o el afán por obtener una valoración positiva por parte del líder, puede entorpecer el trabajo colaborativo del departamento de TI. Actitudes en las que se subraya el esfuerzo e implicación propia y se desprecia el trabajo de otros son tóxicas para todo el equipo.
Solución:
Puedes evitar este tipo de conflictos estableciendo desde el inicio las prioridades entre cada uno de los agentes. Siempre recalcando que todos desempeñan una labor importante e imprescindible para el desarrollo del proyecto.
También es importante que fomentes la confianza y la colaboración a través de dinámicas de team building, como actividades deportivas, amigo secreto o el voluntariado corporativo.
Exceso de confianza
La experiencia y el exceso de confianza pueden nublar el juicio de cualquier trabajador. Cuando esto ocurre, las personas tienden a sobrevalorar su opinión y comienzan a mostrar actitudes despectivas frente al resto de miembros del equipo.
Solución:
Lidiar con este tipo de situaciones no esa nada sencillo. Para evitar que un agente coloque este tipo de barrera mientras realiza trabajo colaborativo, debes tomar el rol de moderador y marcar los turnos de palabras durante las reuniones.
Otra buena táctica es definir con antelación los procesos y tareas que debe ejecutar cada miembro del equipo. Así, esa persona no podrá adoptar el rol de líder y tendrá que enfocarse en completar sus asignaciones.
Falta de compromiso en el trabajo en equipo
Cuando una tarea está asignada a más de una persona, cada miembro va a priorizar los procesos que debe gestionar en solitario frente a los que requieren de su colaboración. Esto ocasiona que algunos empleados pongan menos interés y esfuerzo en las tareas grupales y rompan su compromiso con el equipo.
Solución:
Puedes evitar este escenario definiendo los roles de todo el equipo en cada una de las fases del proyecto. De igual forma, es importante establecer plazos para la revisión y entrega de cada tarea. Así, tus trabajadores se sentirán motivados y podrán entregar sus asignaciones a tiempo.
Pocas ideas sobre la mesa
Cuando se realiza trabajo colaborativo, es común que todo el equipo se reúna y propongan ideas para un proyecto. Como es de esperarse, es probable que la reunión se alargue, y los empleados tengan que pasar horas escuchando cada propuesta.
Frente a la angustia de semejante proyección, los agentes no querrán participarán de forma activa. En cambio, desearán acabar rápido la lluvia de ideas. Por lo que se enfocarán en valorar únicamente las 3 primeras opciones que se han presentado.
Solución:
La próxima vez que quieras fomentar la innovación, puedes agrupar a los trabajadores en grupos de 2 o 3 personas. Luego, pídele a cada grupo que presente 3 ideas sobre el proyecto que van a discutir en la reunión. De esto modo, el encuentro será más dinámico y todos tus colaboradores se sentirán representados.
Falta de comunicación durante el trabajo colaborativo
“Lo que no se dice, no se sabe”, este es uno de los fundamentos más importantes al realizar trabajo colaborativo. Para que un departamento de TI pueda tener un buen flujo de comunicación, cada agente debe indicar las tareas que va terminando, cuáles quedan pendientes y con qué tienen dificultades.
Si no existe un buen flujo de comunicación, es imposible saber el estado de una solicitud. Del mismo modo, se incrementan las posibilidades de duplicar el trabajo y puede haber confusión alrededor de una tarea.
Solución:
Una forma de mejorar este proceso es usando un software de mesa de ayuda. Con esta herramienta, los agentes podrán trabajar en conjunto en una misma tarea. De esta forma podrán mantener una buena comunicación con los usuarios.
Si te animas a implementar esta solución en tu empresa, te invito a probar Freshdesk. Este software viene equipado con funciones innovadoras, que te ayudarán a gestionar las solicitudes de los usuarios.
Además, con este sistema puedes:
- Asegurarte de que tu equipo tenga siempre acceso a la información de los usuarios.
- Dividir los tickets en tareas más pequeñas para trabajarlas en conjunto con otros departamentos.
- Asignar tickets a varios agentes para gestionar las tareas de forma simultánea.
- Escalar y priorizar las solicitudes con facilidad.
- Llevar un control de todos los requerimientos.
- Monitorear el rendimiento de los agentes.
- Identificar las oportunidades de mejora.
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