Hackathons: ¿Cómo implementarlos en la empresa?

Los departamentos de tecnología están llenos de retos. Diariamente, los equipos de TI se enfrentan a problemas, incidentes y peticiones inesperadas que requieren de una metodología inteligente para salir bien librados al final del día. Y en este aspecto, los hackathons son recursos de innovación y creatividad que pueden maximizar la productividad de tus empleados.

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La efectividad de los hackathons se refleja en números. Solo en el año 2016, se celebraron 3.460 de estos eventos alrededor del mundo, y posteriormente en el 2017 la cifra se duplicó. Las estadísticas también indican que los empleados de distintas áreas se integran con facilidad a esta práctica: más del 50% de los participantes son staff de las áreas de project management, diseño y marketing; esto facilita la creación de nuevas propuestas para el desarrollo de las compañías.

A continuación, te  ofrecemos la información necesaria para organizar tu propio hackathon en la empresa.

 

Hackathons, una forma de innovar en la empresa

El hackathon o codefest es un evento enfocado en la solución de problemas y la creación de nuevos productos. Utiliza un enfoque de Design Sprint, por lo que es especialmente útil para la optimización de procesos tecnológicos, mejoramiento de software y lanzamiento de nuevas aplicaciones.

El trabajo en equipo y el ambiente festivo juegan un rol muy importante en este tipo de encuentros. Además, son las características principales por las que se diferencian de las mesas de trabajo convencionales. En otras palabras, el hackathon es un recurso que se utiliza para alcanzar objetivos en tiempo récord, mientras se ofrece a los participantes las posibilidad de adquirir nuevos conocimientos e incluir ideas disruptivas dentro de la organización.

Asimismo, la ejecución de este tipo de eventos mejora las relaciones entre trabajadores, partners y colaboradores externos; así como reduce el estrés laboral y reconfigura las prácticas corporativas para el desarrollo de servicios y productos.

Enfoque Design Sprint

El Design Sprint (DS) es una metodología de desarrollo de productos creada por Google Ventures. Originalmente, el proceso requiere de 5 días y 40 horas para diseñar prototipos viables con potencial de éxito en el mercado.

Sin embargo, el método aplicado a los hackathons es más variable en cuestiones de tiempo y objetivos. En este caso, las empresas solo deben priorizar los principios del DS que son: Descubrimiento, Desarrollo de soluciones, testeo y medición de resultados.

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De esta manera, los hackathons empresariales tienden a estar dirigidos a una temática o problema determinado; esto se hace con el fin de unir todos los niveles de experticia para ejecutar estrategias circulares ágiles.

A diferencia de los talleres de Design Sprint convencionales, debes establecer desde el principio de la actividad todos los objetivos, retos y herramientas disponibles.

 

¿Cómo organizar un hackathon?

En la mayoría de los casos, los hackathons se presentan como parte de de talleres de formación y motivación empresarial. Sin embargo, es totalmente viable adaptar la metodología y organizar micro maratones en un departamento específico sin el apoyo de un evento más grandes.

De esta manera,  los equipos de soporte, desarrollo y UX pueden adoptar esta práctica como una forma de “pensar fuera de la casa”, optimizar sus procesos operaciones y eliminar el aburrimiento laboral. En este sentido, los gerentes y managers de proyectos pueden programar las maratones a lo largo del año.

Checklist para un hackathon en el departamento de tech

Estos son los principales puntos que debes tener en cuenta al momento de organizar un codefest en la organización:

  • Planificación del proyecto

Debes establecer el concepto, temática, reglas y todos los detalles relacionados al evento. Independientemente del tamaño del hackathon, es necesario determinar la distribución de los equipos, los objetivos de la actividad y los flujos de trabajo.

Ten en cuenta que cada participante debe recibir con anticipación un resumen del evento y los lineamientos del mismo. Estudiar este documento con anterioridad evitará interrupciones y confusiones durante el desarrollo de la solución.

  • Estandarización y tiempos

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Considera los protocolos. Es importante delimitar los roles, ciclos de trabajo, dinámicas y herramientas a utilizar.

Es decir, si la actividad incluye colaboración de varios departamentos, deberás asignar metas específicas para las áreas participantes, lo que implica una solución de distintos niveles.

Por otro lado, dependiendo de la complejidad del problema, la maratón puede extenderse de 3 a 7 días.

Recomendamos realizar una sesión de preguntas frecuentes para resolver dudas como: el lenguaje de programación a utilizar, API, sistema operativo, puntos clave y aplicaciones de apoyo.

  • Espacio y logística

Debes crear un ambiente para la creatividad, el aprendizaje y la competitividad. Por esto, es recomendable salir de los espacios comunes de la empresa o decorar la oficina para amenizar el evento.

De igual forma, debes garantizar la comodidad de los participantes; así que procura establecer tiempos de descanso, disponer de refrigerios e incluso contar con invitados especiales que guíen a los equipos.

Si el hackathon es pequeño, es decir, lo celebras en un solo departamento; puedes motivar la actividad con la visita de algún partner o una figura de clave en la organización como el CEO o gerente de tecnología.

  • Recompensas

Otorgar premios es una estrategia útil para incentivar la productividad, la participación y la creación de soluciones eficaces. Por esto, debes procurar que los ganadores del evento adquieran su merecido reconocimiento. El sistema de recompensas es muy variado, puedes ofrecer becas o pagar certificaciones, obsequiar dispositivos e incluso asignar vacaciones extras.

Herramientas clave para el trabajo en equipo

Contar con las herramientas adecuadas es fundamental para agilizar los procesos de cualquier hackathon empresarial. Por esto, se recomienda que tus equipos trabajen en plataformas centralizadas e intuitivas; pues ayuda a facilitar la comunicación y a obtener una visión integral del problema.

En algunas ocasiones, las organizaciones ejecutan políticas de Bring Your Own Device para generar espacios amistosos. Esto ayuda a concebir el hackathon como una celebración más allá de una tarea laboral.

Por otro lado, los software colaborativos son recursos de gran utilidad. Estos mejoran los flujos de trabajo interdepartamentales; y además son el asistente perfecto cuando se trata de alcanzar objetivos entre dos o más personas.

 

En GB Advisors contamos con Freshconnect, un software diseñado para el trabajo en equipo dentro del departamento de TI y otras áreas de la empresa. Con el apoyo de esta solución contextual, los equipos de tech y ventas pueden obtener resultados en tiempo récord; sin pasar por alto ningún detalle. Contáctanos.

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