¿Qué es exactamente la Dark Data y cómo gestionarla correctamente?

En un mundo hiperconectado, el manejo de macrodatos es una tarea cada vez más robusta y compleja. Según reportes, se espera que para el año 2020, cada individuo genere 1,7MB de información por segundo.

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Aunque esta cifra parece una mina de oro para los departamentos de tecnología, lo cierto es que menos de la mitad de esos datos llegarán a ser utilizados activamente por las empresas. El resto de la información pasará a formar parte de una categoría denominada como “Dark Data”; un cúmulo de información inexplorada  de la cual nadie puede deshacerse.

Sin embargo, estudios demuestran que los datos oscuros son un recurso clave para mejorar la operatividad de la empresa.

En este artículo te contamos qué es exactamente la Dark Data y cómo utilizarla eficientemente.

El Dark Data, los rastros de nuestra actividad informática

Todas las empresas acumulan Dark Data en sus sistemas. Se trata de activos desestructurados producidos por las tareas repetitivas de administradores, empleados, clientes y socios. Este contenido suele ser difícil de analizar; ya sea por la ausencia de categorías para ordenarlos, su poca relevancia en la actividad económica de la compañía o el tipo de carpetas donde se alojan.

De esta manera, en las infraestructuras cloud y en los almacenes locales podemos encontrar una cantidad ingente de datos como:

  • Archivos de registro
  • Información de antiguos empleados
  • Data inutilizada de encuestas
  • Videos, imágenes y notas de voz
  • Estados financieros
  • Información de cuentas digitales y  residuos de emails
  • Historiales de actividad
  • Entre otros

Por otro lado, una interpretación deficiente de la data también puede promover la acumulación de “materia oscura” en los sistemas. Y al mismo tiempo, esta mala praxis implica la pérdida de estadísticas útiles para el desarrollo de las organizaciones o información clave para la resolución de problemas informáticos.

En cualquier caso, la Dark Data debe permanecer en los sistemas. Pues eliminar cualquier información residual puede implicar apertura de nuevas vulnerabilidades, problemas legales y riesgos de incumplimiento.

La utilidad de los datos oscuros

Aunque la Dark Data se suele utilizar como un simple respaldo de las actividades digitales, sus beneficios son mucho más amplios. Solo se requiere de un enfoque más integrativo sobre las funciones de los distintos activos informáticos.

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En la mayoría de los casos, los datos pasan a ser obsoletos debido a la falta de comunicación entre departamentos, la gestión individual de aplicaciones y el exceso de priorización de contenidos.

De esta manera, cuando se logran derribar todos los sesgos que rodean la recopilación de datos, la Dark Data empieza a cobrar sentido y relevancia dentro de las organizaciones.

 

Añadir valor a los procesos de la empresa

Podemos acelerar la empresa desde múltiples perspectivas con el uso de la Dark Data. Para esto, necesitamos revisar y etiquetar los elementos dentro de almacenes de fácil acceso y aquellos en manos de nuestros colaboradores externos.

Asimismo, ten en cuenta que  para maximizar el potencial de estos activos, es necesario trazar un norte sobre las necesidades y objetivos de cada departamento; y de esta manera analizar la información en un sentido integral.

Estos son algunos de los procesos que puedes optimizar a través del manejo de datos residuales:

Optimización de marketing y ventas

La data de geolocalización, procesos de ventas interrumpidos y los audios de atención al cliente son elementos útiles para fortalecer las estrategias de marketing y ventas. En este sentido, mientras que un análisis de Light Data puede ofrecer información de los puntos positivos de tu funnel; la Dark Data revela errores mínimos pero significativos que generan la pérdida de clientes o afectan la satisfacción del usuario.

Mejor enfoque comercial

Los datos oscuros también son útiles en las investigaciones de mercado. Por ejemplo, puedes recopilar las lecturas de códigos de barras para determinar el nivel de venta de un producto en temporadas específicas del año. Asimismo, las solicitudes de productos en stock y registros de clientes en la tienda pueden arrojar luces sobre las necesidades de los consumidores.

 

Mejoramiento de la UX y detección de errores

Archivos de registro e historiales de actividad; con estos datos pueden conocer con precisión el comportamiento de tu tráfico web y detectar patrones peligrosos dentro de tus sistemas. De igual forma, puedes recurrir a la información de consumo de recursos, notificaciones de incidentes antiguos; así como informes de solicitudes para tomar medidas preventivas sobre la gestión de hardware y software.

Mejores prácticas para gestión de Dark Data

Como ves, la Dark Data aporta diferentes observaciones de un mismo punto y facilita el diagnóstico de situaciones en la compañía.  Sin embargo, debes ocuparte de la salud de tu data oscura para obtener lecturas verdaderamente relevantes.

Empieza a implementar las siguientes prácticas dentro del departamento de TI:

Realiza auditorías con frecuencia

Las auditorías mensuales son necesarias para evitar la desorganización de la data. De igual forma, tu equipo debe categorizar y clasificar los datos oscuros de periodos anteriores; así como prevenir la acumulación de información descontextualizada en los almacenes accesibles.

Una vez que hayas clasificado la Dark Data entre etiquetas de utilidad u obsolescencia, recomendamos mantener cerca los datos aparentemente inútiles pues podrían servirte en un futuro próximo.

Aplica estándares de encriptación

Es importante asignar protocolos de encriptación a todas tus bases de datos. De esta manera, evitas la fuga de información vital que posiblemente aún no hayas clasificado o identificado.

Recuerda que los cibercriminales pueden navegar durante largos periodos de tiempo en tus sistemas en busca de vulnerabilidades, datos sensible y “tesoros escondidos”. Es posible que puedan encontrar información lucrativa en almacenes de data con solicitudes de Puntos de Ventas o archivos de procesos industriales.

Utiliza políticas de retención de data

Si deseas escudriñar en tu data oscura debes considerar las implicaciones legales de esta tarea.

Ten en cuenta las exigencias de privacidad nacionales e internacionales; así como es importante especificar las aplicaciones de tus políticas de retención de data.

De esta manera, puedes obtener el consentimiento de terceros sobre el análisis de sus archivos residuales.

Recurrir a herramientas de Gestión de Operaciones TI

Centralizar las operaciones de TI facilita el tratamiento de datos de diversa índole. Asimismo, te permite tener un panorama claro sobre las necesidades de cada departamento; lo que se traduce en una mejor interpretación de la Dark Data.

Una herramienta ideal para Gestión de Operaciones TI puede integrar Procesos ITIL, Disciplina de Gestión y las CMDB de sus sistemas preexistentes; así como aumenta la visibilidad de las infraestructuras.

En GB Advisors podemos ofrecerte asesoría experta para optimizar tus activos digitales. Contáctanos.

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